什么是内容治理？

 

内容治理的简要定义

内容治理是一个框架、系统、一套流程和工具，用于管理为你的面向客户的团队创建的每件内容的生命周期。

它涵盖了每一个方面，从为什么需要一个内容开始，批准其创建，并将其存储在合适的受众可以使用的地方。

然而，它比这更进一步。

它为内容应该多长时间审查一次，由谁审查，甚至需要多长时间的资产都制定了规则。

 

你为什么需要内容治理？

首先，对于卖家来说，让我们回顾一下一个 几个关键的统计数据.

• 为销售而开发的内容中有65%从未被使用过
• 26%的营销预算被用于内容创作
• 代表们只花了大约33%的时间进行销售。其余的时间用于寻找和创建内容以及执行行政任务，如更新他们的CRM。

这些统计数据显示了内容治理的潜在好处。

公司浪费时间和金钱来创建没有人使用的内容。

除了浪费的时间和金钱，还要考虑分享错误内容的法律风险。

考虑到潜在的负面品牌影响，即潜在客户在阅读过时的信息时，不再反映你作为一个公司的身份。

 

入门提示 内容治理

我们希望你在这一点上理解内容治理的好处。

你如何开始？

 

确定内容治理对你的企业的好处

为了确定内容治理对你的企业的有用性，把来自市场、产品、法律/合规、销售、能力建设、财务以及任何其他与你的企业有关的主要利益相关者召集起来。

你的好处很可能包括我们分享的关于你为什么需要内容治理的答案和好处，比如。

• 提高内容质量
• 增加内容的重复使用和投资回报率
• 更好的销售效率
• 对企业的风险较小

你想实现内容治理的哪些好处？

 

这一部分的提示

使用协作工具来管理这个过程。考虑使用谷歌文档、SharePoint或monday.com进行协作和管理。 定期会面，但要使用你的协作工具，保持想法的流动，并亲自锁定细节。

 

定义你的内容治理过程

创建一个RACI文件，列出流程的每个阶段和负责该阶段的人员/团队，并包括批准内容必须发生的情况和未授权时的情况。

请注意。 这个过程可以减缓 内容创作这在深思熟虑的情况下是积极的。确保你定义一个策略来加快内容审批，因为这将是一个真正的需求。如果没有这个过程，将导致内容治理过程从一开始就崩溃。

你的过程应该包括。

 

内容创作过程和标准

 

在过去，我们设定了一些要求，例如。

• 明确定义我们创建内容的对象（角色或客户）。这些内容是为一次性使用的案例还是一般用途？信息是否有时间限制（例如，每日促销）？
• 主题专家必须对所提交信息的准确性提供意见。
• 基于文本的内容必须首先通过一个 Grammarly 检查以避免尴尬的语言问题。
• 视频内容必须始终配有文字记录。我们倾向于使用 Otter.ai 因为它以合理的成本完成了一项出色的工作。
• 你是否使用由营销或设计团队创建和批准的标准资产库来处理图片内容？或者你使用一个工具，如 Canva (我们经常使用)？

使用并扩展我们的核对表（在右边），作为你的内容治理最佳实践的一部分，始终遵循内容创建过程。

 

内容审批程序

确保你有一个支持审批工作流程的工具(monday.com, 例如）。你的审批工作流程应该包括。

• 你需要向审批人提交哪些信息？
• 谁是主要审批人？他们的备份？他们的后援呢？
• 审批的服务水平协议是什么？换句话说，审批需要多少个小时或多少天？
• 如果内容不被批准会怎样？

出版和交付过程

• 谁需要访问，他们需要从哪里到达？
• 他们在CRM系统中需要吗？
• 在赋能工具中？
• 从网站上？

审计、审查和生存时间

你应该定义内容的有效时间。如果你这样做了，当它不再有帮助时，有什么程序可以把它拿下来？

你会多长时间审查一次内容？每90天一次？

对于内容治理过程的审查部分，你基本上要再次执行上述步骤。

请注意，我们在网站上介绍的一些Enablement系统可以将一些内容治理的最佳实践和流程自动化。比如说。

• 我们网站上的所有Enablement供应商都支持通过权限、标签、搜索和一定程度的人工智能将内容分发给合适的受众。
• 喜欢 Allego 和 Saleshood，一些供应商允许卖家上传演示内容使用情况的视频，因此内容创作者和中小企业可以更好地了解他们的见解如何被接受，以及他们可能要如何调整信息和信息传递。
• Showell 允许你为系统中的文件设置一个过期日期。
• Allego走得更远。虽然我们没有访问验证，但该团队已经分享了他们的以下能力，以进一步实现内容治理的自动化（我们直接从他们的答复中复制和粘贴了以下三个要点--斜体字在下面）。
  • 有时间限制的 "渠道投放"，按照一定的节奏向不同的销售商群体投放内容，使渠道内的材料在一段时间内按顺序提供，以配合产品推出和培训、新代表入职以及销售群体的并购后整合。
  • 有时间限制的审查节奏，在Allego系统中拥有该特定幻灯片（或幻灯片）的特定内容团队成员会被提示是时候进行审查了。
  • 有时间限制的内容过期，内容会自动存档，并根据需要提供多年的服务（从监管的角度来看）。
• 我们还没有在其他供应商中发现这些能力，并将与每个供应商联系，看看他们如何支持治理。

最后的思考

我们希望我们已经使你相信内容治理对你面向客户的团队的好处，并希望内容治理的最佳实践和提示是有价值的。

请留言，让我们知道你是否有任何要分享的内容治理最佳做法。