Sua estrutura de governança de conteúdo final para o Enablement

hiperise

As equipes voltadas para o cliente estão sob pressão para produzir mais conteúdo mais rapidamente. Um desafio, entre muitos, é que sem uma estratégia de governança de conteúdo, você acaba com pilhas de ativos que são fora da marca, não conformes, ilegais ou criados para situações pontuais.

Este terreno desperdiçado de conteúdo torna impossível para seus representantes de vendas, equipes de sucesso de clientes e outros encontrar as peças que eles deveriam estar usando.

Esta situação é uma horrível perda de tempo e dinheiro!

Neste artigo, nós o faremos:

  • Explicar o que queremos dizer com governança de conteúdo
  • Discuta por que você precisa desta estratégia e plano em vigor
  • Compartilhe dicas para começar

E em todo o processo, sugira ferramentas e plataformas que você já possa ter ou queira considerar avaliar para fazer funcionar sua governança de conteúdo.

O que é Governança de Conteúdo?

Uma breve definição de governança de conteúdo

A governança de conteúdo é uma estrutura, sistema, conjunto de processos e ferramentas para gerenciar o ciclo de vida de cada peça de conteúdo criada para suas equipes voltadas para o cliente.

Ela cobre todos os aspectos, começando pelo PORQUE é necessário um conteúdo, aprovando sua criação e armazenando-o em um local onde o público certo possa usá-lo.

Vai além disso, no entanto.

Ela estabelece regras para a freqüência com que o conteúdo deve ser revisto e por quem, e até mesmo por quanto tempo os bens são necessários.

Por que você precisa de Governança de Conteúdo?

Primeiro, para os vendedores especificamente, vamos rever um poucas estatísticas-chave que John, nosso fundador, compartilha no Trust Enablement.

  • 65% de conteúdo desenvolvido para vendas nunca é utilizado
  • 26% de orçamentos de marketing são gastos na criação de conteúdo
  • Os representantes passam apenas cerca de 33% de seu tempo vendendo. O restante é gasto na busca e criação de conteúdo e na execução de tarefas administrativas como a atualização de seu CRM.

Estas estatísticas mostram os benefícios potenciais da governança de conteúdo.

As empresas perdem tempo e dinheiro criando conteúdo que ninguém usa.

Além do tempo e dos dólares perdidos, considere o risco legal de compartilhar o conteúdo errado.

Considere o potencial impacto negativo da marca na leitura de mensagens desatualizadas e não reflita mais quem você é como empresa.

Dicas para começar a governar o conteúdo

Esperamos que você entenda os benefícios da governança de conteúdo neste ponto.

Como você começa?

Determine os benefícios da governança de conteúdo para sua empresa

Para determinar a utilidade da governança de conteúdo para seu negócio, reúna as principais partes interessadas de marketing, produto, jurídico/conformidade, vendas, habilitação, finanças e quaisquer outros relevantes para seu negócio.

Seus benefícios provavelmente incluirão as respostas que compartilhamos sobre por que você precisa de governança de conteúdo, benefícios como:

  • Melhoria da qualidade do conteúdo
  • Aumento da reutilização do conteúdo e do ROI
  • Melhor produtividade nas vendas
  • Menos riscos para o negócio

Que benefícios da governança de conteúdo você está tentando obter?

Dicas para esta parte do processo

Use ferramentas de colaboração para gerenciar este processo. Considere o Google Docs, SharePoint ou Monday.com para colaboração e gerenciamento do esforço. Reúna-se regularmente, mas use suas ferramentas de colaboração, mantenha as idéias fluindo e bloqueie os detalhes pessoalmente.

Defina seu processo de governança de conteúdo

Criar um documento da RACI que expluda cada etapa do processo, as pessoas/equipas responsáveis por essa etapa, e inclua o que deve acontecer para aprovar o conteúdo e o que acontece quando não autorizado.

Nota: This process can slow down content creation, which is positive when done thoughtfully. Ensure you define a strategy to expedite content approvals as this will be a real need. And failing to have this process will lead to the content governance process falling apart right from the beginning.

Seu processo deve incluir:

Processo de Criação de Conteúdo e Normas

Lista de verificação de desenvolvimento de conteúdoNo passado, estabelecemos exigências como, por exemplo

  • Uma definição clara de quem (persona ou cliente) estamos criando o conteúdo. O conteúdo é para um caso de uso único ou uso geral? A informação é limitada no tempo (por exemplo, uma promoção diária)?
  • Os especialistas no assunto devem fornecer informações sobre a exatidão das informações apresentadas.
  • O conteúdo baseado em texto DEVE primeiro passar um Grammarly verificar para evitar embaraçosos problemas de linguagem.
  • O conteúdo do vídeo deve vir sempre com uma transcrição. Nós tendemos a usar Otter.ai pois faz um excelente trabalho por um custo razoável.
  • Você utiliza uma biblioteca padrão de ativos criada e aprovada pelas equipes de marketing ou de design para o conteúdo da imagem? Ou você utiliza uma ferramenta como Canva (que usamos constantemente)?

Use e amplie nossa lista de verificação (à direita) para seguir consistentemente um processo de criação de conteúdo como parte de suas melhores práticas de governança de conteúdo.

Nossas dicas semanais de Enablement

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    Processo de Aprovação de Conteúdo

    Garantir que você tenha uma ferramenta que suporte os fluxos de trabalho de aprovação (monday.com, por exemplo). Seu fluxo de trabalho de aprovação deve incluir:

    • Que informações você precisa apresentar para os aprovadores?
    • Quem é o principal aprovador? O apoio deles? E o apoio deles?
    • O que é o SLA para aprovações? Em outras palavras, quantas horas ou dias são necessários para a aprovação?
    • O que acontece se o conteúdo não for aprovado?
    Processo de publicação e entrega
    • Quem precisa de acesso, e de onde precisam chegar até ele?
    • Eles precisam disso no sistema CRM?
    • Nas ferramentas de habilitação?
    • Do site?
    Auditorias, revisões e tempo para viver

    Você deveria ter definido por quanto tempo o conteúdo é válido antes. Se você o fez, qual é o processo para retirá-lo quando não é mais útil?

    Com que freqüência você irá rever o conteúdo? A cada 90 dias?

    Para a parte de revisão do processo de governança do conteúdo, você essencialmente executa novamente as etapas acima.

    Observe que alguns dos sistemas Enablement que cobrimos em nosso site podem automatizar algumas das melhores práticas e processos de governança de conteúdo. Por exemplo, o Enablement é um sistema de gestão de conteúdo:

    • Todos os fornecedores do Enablement em nosso website suportam a distribuição de conteúdo para o público certo através de permissões, marcação, busca e um grau de inteligência artificial.
    • Como Allego e SaleshoodAlguns fornecedores permitem que os vendedores carreguem vídeos demonstrando o uso do conteúdo, para que os criadores de conteúdo e as PMEs possam entender melhor como seus insights são recebidos e como eles podem querer ajustar as informações e as mensagens.
    • Showell permite definir uma data de expiração para os arquivos no sistema.
    • Allego vai mais longe. Embora não tenhamos acesso para validar, a equipe compartilhou que eles têm as seguintes capacidades para automatizar ainda mais a governança do conteúdo (copiamos e colamos as três balas a seguir diretamente de sua resposta - itálico abaixo)
      • "Drops do Canal" com limite de tempo para lançar coleções de conteúdo para vários grupos de vendedores em uma cadência onde os materiais dentro do Canal ficam disponíveis seqüencialmente ao longo do tempo para coincidir com o lançamento do produto e treinamento, novo rep onboarding, integração pós-M&A de grupos de vendas
      • Cadências de revisão com limite de tempo que pingam os membros da equipe de conteúdo específico que possuem aquele slide em particular no sistema Allego (ou slides) que é hora de rever
      • Expirações temporais de conteúdo onde as peças são auto-arquivadas e disponíveis por tantos anos quanto necessário (de uma perspectiva regulatória)
    • Ainda não identificamos essas capacidades em outros fornecedores e estaremos nos aproximando de cada um para ver como elas apóiam a governança.

    Pensamentos finais

    Esperamos ter convencido você dos benefícios da governança de conteúdo para suas equipes voltadas para o cliente e que as melhores práticas e dicas de governança de conteúdo foram de valor.

    Deixe um comentário e nos informe se você tem algum conteúdo de melhores práticas de governança que deseja compartilhar.

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