Twój ostateczny system zarządzania treścią dla Enablement

Zespoły zajmujące się obsługą klienta są pod presją, aby szybciej tworzyć więcej treści. Jednym z wyzwań, spośród wielu, jest to, że bez strategii zarządzania treścią, kończysz ze stosami zasobów, które są poza marką, niezgodne z przepisami, nielegalne lub stworzone dla jednorazowych sytuacji.

Ten śmietnik treści uniemożliwia przedstawicielom handlowym, zespołom ds. sukcesu klienta i innym osobom znalezienie elementów, z których powinni korzystać.

Ta sytuacja to straszna strata czasu i pieniędzy!

W tym artykule omówimy:

  • Wyjaśnij, co rozumiemy przez zarządzanie treścią
  • Omówienie, dlaczego ta strategia i plan są potrzebne
  • Podziel się wskazówkami jak zacząć

I przez cały czas, sugeruje narzędzia i platformy, które już masz lub chcesz rozważyć ich ocenę, aby ułatwić zarządzanie treścią.

 

Co to jest Content Governance?

 

Krótka definicja zarządzania treścią

Zarządzanie treścią to ramy, system, zestaw procesów i narzędzi do zarządzania cyklem życia każdej treści tworzonej dla zespołów kontaktujących się z klientami.

It covers every aspect, starting with WHY a piece of content is needed, approving its creation, and storing it where the right audience can use it.

To jednak idzie dalej niż to.

It sets rules for how often the content should be reviewed, by whom, and even how long the assets are needed.

 

Dlaczego potrzebujesz Content Governance?

Najpierw, specjalnie dla sprzedawców, przejrzyjmy kilka kluczowych statystyk.

  • 65% treści opracowanych na potrzeby sprzedaży nigdy nie jest wykorzystywanych
  • 26% budżetów marketingowych przeznaczanych jest na tworzenie treści
  • Przedstawiciele spędzają tylko około 33% swojego czasu na sprzedaży. Reszta spędzana jest na szukaniu i tworzeniu treści oraz wykonywaniu zadań administracyjnych, takich jak aktualizacja ich CRM.

Te statystyki pokazują potencjalne korzyści płynące z zarządzania treścią.

Firmy tracą czas i pieniądze na tworzenie treści, z których nikt nie korzysta.

Oprócz zmarnowanego czasu i dolarów, weź pod uwagę ryzyko prawne związane z udostępnianiem niewłaściwych treści.

Consider the potential negative brand impact on prospects reading outdated messages and no longer reflect who you are as a company.

 

Wskazówki dotyczące rozpoczęcia zarządzania treścią

Mamy nadzieję, że w tym momencie rozumiesz korzyści płynące z content governance.

Jak zacząć?

 

Określenie korzyści z zarządzania treścią dla Twojej firmy

Aby określić przydatność zarządzania treścią dla Twojej firmy, zbierz głównych interesariuszy z działu marketingu, produktu, prawa/zgodności, sprzedaży, rozwoju, finansów i wszelkich innych istotnych dla Twojej firmy.

Your benefits will likely include the answers we shared about why you need content governance and benefits like:

  • Poprawa jakości treści
  • Zwiększone ponowne wykorzystanie treści i ROI
  • Lepsza wydajność sprzedaży
  • Mniejsze ryzyko dla przedsiębiorstwa

Jakie korzyści z zarządzania treścią próbujesz osiągnąć?

 

Wskazówki dotyczące tej części procesu

Użyj narzędzi współpracy do zarządzania tym procesem. Rozważ Google Docs, SharePoint lub monday.com do współpracy i zarządzania wysiłkiem. Spotykaj się regularnie, ale korzystaj z narzędzi do współpracy, utrzymuj przepływ pomysłów i zamykaj szczegóły osobiście.

 

Zdefiniuj proces zarządzania treścią

Create a RACI document that breaks out every stage of the process and the people/teams responsible for that stage, and include what must happen to approve content and what happens when not authorized.

Uwaga: Ten proces może spowolnić tworzenie treścico jest pozytywne, gdy robi się to w sposób przemyślany. Upewnij się, że zdefiniowałeś strategię przyspieszenia zatwierdzania treści, ponieważ będzie to rzeczywista potrzeba. Brak tego procesu doprowadzi do tego, że proces zarządzania treścią rozpadnie się już na samym początku.

Twój proces powinien zawierać:

 

Proces tworzenia treści i standardy

 

Lista kontrolna tworzenia treści

W przeszłości stawialiśmy takie wymagania jak:

  • A clear definition of whom (persona or customer) we are creating the content. Is the content for a one-off use case or general usage? Is the information time-limited (e.g., a daily promotion)?
  • Eksperci przedmiotowi muszą zapewnić wkład w dokładność prezentowanych informacji.
  • Treści tekstowe MUSZĄ najpierw przejść przez Grammarly sprawdzić, aby uniknąć kłopotliwych kwestii językowych.
  • Treści wideo zawsze muszą być opatrzone transkrypcją. Mamy tendencję do używania Wydra.ai ponieważ wykonuje doskonałą pracę za rozsądną cenę.
  • Czy używasz standardowej biblioteki aktywów stworzonej i zatwierdzonej przez marketing lub zespoły projektowe dla zawartości obrazu? Czy może używasz narzędzia takiego jak Canva (z których stale korzystamy)?

Use, and extend our checklist (to the right) to consistently follow a content creation process as part of your content governance best practices.

 

Proces zatwierdzania treści

Upewnij się, że posiadasz narzędzie, które obsługuje przepływy pracy związane z zatwierdzaniem (monday.com, na przykład). Twój przepływ prac zatwierdzających powinien obejmować:

  • Jakie informacje należy przedstawić osobom zatwierdzającym?
  • Kto jest głównym zatwierdzającym? Ich zastępca? I ich wsparcie?
  • Jakie jest SLA dla zatwierdzeń? Innymi słowy, ile godzin lub dni zajmuje zatwierdzenie?
  • Co się stanie, jeśli treść nie zostanie zatwierdzona?
Proces publikacji i dostawy
  • Kto potrzebuje dostępu i skąd ma do niego dotrzeć?
  • Czy jest im to potrzebne w systemie CRM?
  • W narzędziach wspomagających?
  • Ze strony internetowej?
Audyty, przeglądy i czas na życie

You should have defined how long the content is valid. If you did, what is the process to take it down when it is no longer helpful?

Jak często będziesz przeglądać treści? Co 90 dni?

W przypadku części przeglądowej procesu zarządzania treścią, zasadniczo wykonuje się powyższe kroki ponownie.

Zauważ, że niektóre z systemów Enablement, które pokrywamy na naszej stronie, mogą zautomatyzować niektóre najlepsze praktyki i procesy zarządzania treścią. Na przykład:

  • Wszyscy dostawcy Enablement na naszej stronie wspierają dystrybucję treści do właściwych odbiorców poprzez uprawnienia, tagowanie, wyszukiwanie i pewien stopień sztucznej inteligencji.
  • Jak Allego oraz SaleshoodNiektórzy sprzedawcy umożliwiają sprzedawcom przesyłanie filmów demonstrujących wykorzystanie treści, dzięki czemu twórcy treści i MŚP mogą lepiej zrozumieć, jak ich spostrzeżenia są odbierane i jak mogą chcieć dostosować informacje i komunikaty.
  • Showell umożliwia ustawienie daty wygaśnięcia dla plików w systemie.
  • Allego idzie dalej. Chociaż nie mamy dostępu do walidacji, zespół podzielił się, że ma następujące możliwości, aby jeszcze bardziej zautomatyzować zarządzanie treścią (skopiowaliśmy i wkleiliśmy następujące trzy punkty bezpośrednio z ich odpowiedzi - kursywą poniżej)
    • Time-bound “Channel Drops” to drop collections of content to various seller groups on a cadence where materials within the Channel become available sequentially over time to coincide with product launch rollout and training, new rep onboarding, and post-M&A integration of sales groups.
    • Terminowe cykle przeglądów, które informują określonych członków zespołu ds. treści, którzy posiadają dany slajd w systemie Allego (lub slajdy), że nadszedł czas na przegląd.
    • Time-bound expirations of content where pieces are auto-archived and available for as many years as needed (from a regulatory perspective)
  • We have yet to identify these capabilities in other vendors and will reach out to each to see how they support governance.

Przemyślenia końcowe

Mamy nadzieję, że przekonaliśmy Cię do korzyści płynących z zarządzania treścią dla Twoich zespołów kontaktujących się z klientami, a najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące zarządzania treścią okazały się wartościowe.

Leave a comment and let us know if you have any content governance best practices you want to share.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.