Co to jest Content Governance?

 

Krótka definicja zarządzania treścią

Zarządzanie treścią to ramy, system, zestaw procesów i narzędzi do zarządzania cyklem życia każdej treści tworzonej dla zespołów kontaktujących się z klientami.

Obejmuje ona każdy aspekt, począwszy od tego, DLACZEGO dana treść jest potrzebna, poprzez zatwierdzanie jej tworzenia, aż po przechowywanie jej w miejscu, w którym właściwi odbiorcy mogą z niej skorzystać.

To jednak idzie dalej niż to.

Ustala zasady, jak często treści powinny być przeglądane, przez kogo, a nawet jak długo aktywa są potrzebne.

 

Dlaczego potrzebujesz Content Governance?

Najpierw, specjalnie dla sprzedawców, przejrzyjmy kilka kluczowych statystyk.

• 65% treści opracowanych na potrzeby sprzedaży nigdy nie jest wykorzystywanych
• 26% budżetów marketingowych przeznaczanych jest na tworzenie treści
• Przedstawiciele spędzają tylko około 33% swojego czasu na sprzedaży. Reszta spędzana jest na szukaniu i tworzeniu treści oraz wykonywaniu zadań administracyjnych, takich jak aktualizacja ich CRM.

Te statystyki pokazują potencjalne korzyści płynące z zarządzania treścią.

Firmy tracą czas i pieniądze na tworzenie treści, z których nikt nie korzysta.

Oprócz zmarnowanego czasu i dolarów, weź pod uwagę ryzyko prawne związane z udostępnianiem niewłaściwych treści.

Rozważ potencjalny negatywny wpływ marki na potencjalnych klientów czytających przestarzałe wiadomości, które nie odzwierciedlają już tego, kim jesteś jako firma.

 

Wskazówki dotyczące rozpoczęcia zarządzania treścią

Mamy nadzieję, że w tym momencie rozumiesz korzyści płynące z content governance.

Jak zacząć?

 

Określenie korzyści z zarządzania treścią dla Twojej firmy

Aby określić przydatność zarządzania treścią dla Twojej firmy, zbierz głównych interesariuszy z działu marketingu, produktu, prawa/zgodności, sprzedaży, rozwoju, finansów i wszelkich innych istotnych dla Twojej firmy.

Twoje korzyści będą prawdopodobnie obejmować odpowiedzi, którymi podzieliliśmy się na temat tego, dlaczego potrzebujesz zarządzania treścią oraz korzyści takie jak:

• Poprawa jakości treści
• Zwiększone ponowne wykorzystanie treści i ROI
• Lepsza wydajność sprzedaży
• Mniejsze ryzyko dla przedsiębiorstwa

Jakie korzyści z zarządzania treścią próbujesz osiągnąć?

 

Wskazówki dotyczące tej części procesu

Użyj narzędzi współpracy do zarządzania tym procesem. Rozważ Google Docs, SharePoint lub monday.com do współpracy i zarządzania wysiłkiem. Spotykaj się regularnie, ale korzystaj z narzędzi do współpracy, utrzymuj przepływ pomysłów i zamykaj szczegóły osobiście.

 

Zdefiniuj proces zarządzania treścią

Stwórz dokument RACI, który wyodrębnia każdy etap procesu i osoby/zespół odpowiedzialny za ten etap, a także zawiera informacje o tym, co musi się stać, aby zatwierdzić treść i co się stanie, gdy nie zostanie ona zatwierdzona.

Uwaga: Ten proces może spowolnić tworzenie treścico jest pozytywne, gdy robi się to w sposób przemyślany. Upewnij się, że zdefiniowałeś strategię przyspieszenia zatwierdzania treści, ponieważ będzie to rzeczywista potrzeba. Brak tego procesu doprowadzi do tego, że proces zarządzania treścią rozpadnie się już na samym początku.

Twój proces powinien zawierać:

 

Proces tworzenia treści i standardy

 

W przeszłości stawialiśmy takie wymagania jak:

• Jasne określenie dla kogo (persony lub klienta) tworzymy treść. Czy treść jest przeznaczona na jednorazowy przypadek użycia czy do ogólnego użytku? Czy informacja jest ograniczona czasowo (np. codzienna promocja)?
• Eksperci przedmiotowi muszą zapewnić wkład w dokładność prezentowanych informacji.
• Treści tekstowe MUSZĄ najpierw przejść przez Grammarly sprawdzić, aby uniknąć kłopotliwych kwestii językowych.
• Treści wideo zawsze muszą być opatrzone transkrypcją. Mamy tendencję do używania Wydra.ai ponieważ wykonuje doskonałą pracę za rozsądną cenę.
• Czy używasz standardowej biblioteki aktywów stworzonej i zatwierdzonej przez marketing lub zespoły projektowe dla zawartości obrazu? Czy może używasz narzędzia takiego jak Canva (z których stale korzystamy)?

Wykorzystaj i rozszerz naszą listę kontrolną (po prawej), aby konsekwentnie przestrzegać procesu tworzenia treści w ramach najlepszych praktyk zarządzania treścią.

 

Proces zatwierdzania treści

Upewnij się, że posiadasz narzędzie, które obsługuje przepływy pracy związane z zatwierdzaniem (monday.com, na przykład). Twój przepływ prac zatwierdzających powinien obejmować:

• Jakie informacje należy przedstawić osobom zatwierdzającym?
• Kto jest głównym zatwierdzającym? Ich zastępca? I ich wsparcie?
• Jakie jest SLA dla zatwierdzeń? Innymi słowy, ile godzin lub dni zajmuje zatwierdzenie?
• Co się stanie, jeśli treść nie zostanie zatwierdzona?

Proces publikacji i dostawy

• Kto potrzebuje dostępu i skąd ma do niego dotrzeć?
• Czy jest im to potrzebne w systemie CRM?
• W narzędziach wspomagających?
• Ze strony internetowej?

Audyty, przeglądy i czas na życie

Powinieneś był określić, jak długo treść jest ważna. Jeśli to zrobiłeś, jaki jest proces, aby zdjąć go, gdy nie jest już przydatny?

Jak często będziesz przeglądać treści? Co 90 dni?

W przypadku części przeglądowej procesu zarządzania treścią, zasadniczo wykonuje się powyższe kroki ponownie.

Zauważ, że niektóre z systemów Enablement, które pokrywamy na naszej stronie, mogą zautomatyzować niektóre najlepsze praktyki i procesy zarządzania treścią. Na przykład:

• Wszyscy dostawcy Enablement na naszej stronie wspierają dystrybucję treści do właściwych odbiorców poprzez uprawnienia, tagowanie, wyszukiwanie i pewien stopień sztucznej inteligencji.
• Jak Allego oraz SaleshoodNiektórzy sprzedawcy umożliwiają sprzedawcom przesyłanie filmów demonstrujących wykorzystanie treści, dzięki czemu twórcy treści i MŚP mogą lepiej zrozumieć, jak ich spostrzeżenia są odbierane i jak mogą chcieć dostosować informacje i komunikaty.
• Showell umożliwia ustawienie daty wygaśnięcia dla plików w systemie.
• Allego idzie dalej. Chociaż nie mamy dostępu do walidacji, zespół podzielił się, że ma następujące możliwości, aby jeszcze bardziej zautomatyzować zarządzanie treścią (skopiowaliśmy i wkleiliśmy następujące trzy punkty bezpośrednio z ich odpowiedzi - kursywą poniżej)
  • Terminowe "zrzuty do kanałów", aby zrzucać zbiory treści do różnych grup sprzedawców w sposób, w którym materiały w ramach kanału stają się dostępne sekwencyjnie w czasie, aby zbiegać się z wprowadzeniem produktu na rynek i szkoleniami, wprowadzaniem nowych przedstawicieli na pokład oraz integracją grup sprzedaży po fuzjach i przejęciach.
  • Terminowe cykle przeglądów, które informują określonych członków zespołu ds. treści, którzy posiadają dany slajd w systemie Allego (lub slajdy), że nadszedł czas na przegląd.
  • Czasowe wygaszanie treści, gdzie elementy są automatycznie archiwizowane i dostępne przez tyle lat, ile jest to potrzebne (z punktu widzenia przepisów)
• Musimy jeszcze zidentyfikować te możliwości u innych dostawców i skontaktujemy się z każdym z nich, aby sprawdzić, jak wspierają zarządzanie.

Przemyślenia końcowe

Mamy nadzieję, że przekonaliśmy Cię do korzyści płynących z zarządzania treścią dla Twoich zespołów kontaktujących się z klientami, a najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące zarządzania treścią okazały się wartościowe.

Zostaw komentarz i daj nam znać, czy masz jakieś najlepsze praktyki content governance, którymi chcesz się podzielić.