Wspólne procesy zarządzania zmianami

Każdy ma swoje zdanie na temat zmian organizacyjnych i uważa, że wie, jak przeprowadzić transformację. Choć wielu z nich odniesie początkowy sukces, w trakcie transformacji pojawia się wiele wyzwań, którymi należy ostrożnie zarządzać.

Niezbędne jest stosowanie standardowych ram dla tych programów. Przyjrzyjmy się kilku najbardziej powszechnym metodom skutecznego zarządzania zmianami.

Zarządzanie zmianą, czy to za pomocą metody ADKAR, czy innej metody formalnej, jest niezbędne dla powodzenia projektu.

Ujawnienie informacji: Wspieramy czytelników. Jeśli klikniesz na link i dokonasz zakupu produktów, do których prowadzą poniższe odnośniki, możemy otrzymać niewielką prowizję bez dodatkowych kosztów dla Ciebie.  Dowiedz się więcej.

Uwaga: Powyższe elementy utworzyliśmy za pomocą Lucidchart i chętnie podzielimy się projektem z Tobą bezpośrednio, po prostu skontaktuj się z nami, a my podzielimy się z Tobą projektem, jeśli będzie to dla Ciebie wartościowe.

ADKAR

Tryb ADKAR Proscil jest jednym z najbardziej popularnych podejść do wprowadzania zmian.

Czy ADKAR jest akronimem?

Tak, ADKAR to skrót od:

Świadomość

Pracownicy muszą zrozumieć, DLACZEGO organizacja musi się zmienić.

Pożądanie

Począwszy od kadry kierowniczej, a skończywszy na pracownikach pierwszej linii, należy motywować pracowników, aby chcieli się zmienić.

Wiedza

Na etapie wiedzy w procesie zarządzania zmianą ADKAR uczymy organizację, JAK należy wprowadzać zmiany.

Umiejętności

Na tym etapie pogłębiamy wiedzę i zapewniamy narzędzia i umiejętności potrzebne każdemu człowiekowi do wprowadzenia niezbędnych zmian i osiągnięcia wyników.

Wzmocnienie

Zmiana organizacyjna jest trudna, a bez wsparcia organizacje często wprowadzają krótkoterminowe korekty i nigdy nie osiągają w pełni pożądanych rezultatów. Ten etap wzmacnia wszystkie powyższe kroki, utrzymując zespół zmotywowany, przeszkolony i realizujący inicjatywę.

W programie ADKAR w przypadku wszystkich projektów zmian zarządza się procesem w kolejności od uświadomienia do wzmocnienia.

Ośmioetapowy model zmiany Kottera

Model zmian Johna Kottera, podobnie jak ADKAR, prowadzi organizacje do wdrażania zmian przy użyciu prostych ram. Jest on mniej sztywny niż ADKAR, ponieważ pracownicy mogą zdecydować się na przeprowadzenie procesu zarządzania zmianą poza kolejnością i pominięcie kroków, jeśli nie są one potrzebne do wdrożenia lub utrzymania zmiany.

Wywołanie poczucia pilności

Jak to często bywa w przypadku każdej inicjatywy lub projektu zmian, pierwszym krokiem jest uświadomienie zespołowi, DLACZEGO zmiana organizacyjna jest konieczna.

W tym pierwszym kroku musimy się upewnić, że organizacja rozumie i zgadza się, że zmiana jest konieczna.

Tworzenie koalicji przewodniej

Zasoby z wielu zespołów o różnych perspektywach wnoszą te poglądy do procesu i reprezentują swoje zespoły.

Opracowanie wizji i strategii

Jak sama nazwa wskazuje, ta grupa liderów zmiany, czyli koalicja, uzgadnia strategię i ustala cele działań związanych z zarządzaniem zmianą.

Przekazywanie wizji

Na tym etapie zarządzania zmianą plany projektu i kamienie milowe łączą się, aby poprowadzić realizację różnych kroków wymaganych do powodzenia tej inicjatywy.

Na tym etapie zarządzanie projektem ma decydujące znaczenie dla powodzenia organizacji.

Wzmocnij pozycję pracowników

Dać ludziom uprawnienia do decydowania o odpowiednim podejściu do osiągania pożądanych celów. Taka transformacja będzie możliwa tylko wtedy, gdy wszystkie części przedsiębiorstwa uczynią ją swoją własną.

Planowanie i przeprowadzanie zmian

Wykonaj.

Ocena wyników

Rozpoczynasz proces zmiany, aby osiągnąć określony zestaw wyników. Czy widzisz pożądane rezultaty lub czy przynajmniej zmierzasz we właściwym kierunku?

Kurs prawidłowy

Zarządzanie zmianami organizacyjnymi wymaga ciągłego przeglądu i korekt. W razie potrzeby należy dostosować podejście, począwszy od zarządzania oporem, a skończywszy na realizacji.

Każda transformacja wymaga zmian w ludziach, zespołach i całej kulturze i wymaga czasu.

Model 7-S McKinsey'a

W modelu McKinsey'a 7-s analizuje się, w jaki sposób zmiany w jednej części firmy mogą wpłynąć na wszystkie pozostałe.

Model składa się z siedmiu elementów:

• Strategia
• Struktura
• Systemy
• Personel
• Wspólne wartości
• Umiejętności
• Styl.

Uwaga: Każdy element jest oceniany w skali od słabego do mocnego, a model pomaga nam stwierdzić, na które obszary należy zwrócić uwagę podczas wprowadzania zmian.

Zarządzanie zmianą w duchu Lean

Lean Change Management powstało w oparciu o zasady zwinnego rozwoju.

Metodologia ta opiera się na trzech zasadach:

• Decyzje są oparte na danych
• Zmiana iteracyjna i inkrementalna
• Częste pętle sprzężenia zwrotnego

Zasady zarządzania zmianą Lean można łatwo włączyć do innych metodologii.

Zarządzanie zmianą w metodzie Six Sigma

Six Sigma to podejście do zarządzania jakością, którego celem jest znalezienie i wyeliminowanie wad w każdym procesie.

Te ramy Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) można wykorzystać do zarządzania zmianą.

• Zdefiniuj - ustal cele i wskaźniki sukcesu
• Pomiar - utwórz punkt odniesienia.
• Analizuj - Określ główny problem
• Ulepsz - znajdź rozwiązania podstawowego problemu i wprowadź te zmiany.
• Kontrola - zablokowanie zmian w celu zapewnienia ich przyjęcia

Lean six sigma zarządzanie zmianą

Połączenie Lean i Six Sigma, oba omówione powyżej.

Najlepsze praktyki w zakresie zmiany Enablement i zarządzania.

Lubimy wracać do Revenue Enablement Model wykonawczy która opiera się na jego standardowym podejściu do pracy nad projektami, które zawsze wiąże się z prowadzeniem zmian.

Analizuj potrzeby biznesowe

Jakie problemy trzeba rozwiązać?

Współpracuj i komunikuj się, aby osiągnąć zgodność

Jak już wspomnieliśmy, współpraca ma kluczowe znaczenie. Należy zebrać grupy, aby wspólnie zastanowić się nad wyzwaniami, które trzeba rozwiązać, i znaleźć rozwiązania, które wszyscy będą w stanie zaakceptować. Celem, jak zawsze, jest poprawa jakości życia klientów końcowych i pracowników, przy jednoczesnym zwiększeniu przychodów i rozwoju firmy.

Ustalanie priorytetów w oparciu o wpływ na działalność firmy

Skoncentruj się i wykonaj pracę, która będzie miała największy wpływ.

Realizacja potrzeb strategicznych i taktycznych

Koncentrując się na krytycznych projektach strategicznych, trzeba jednak wygospodarować czas dla grupy Enablement na załatwianie jednorazowych spraw.

Ułatwianie działań między zespołami

W miarę postępu prac należy kontynuować łączenie grup.

Przyjęcie napędu

Każda zmiana, która nie zostanie w pełni przyjęta, będzie miała ograniczony wpływ. Zachęcanie do przyjęcia zmian w działach sprzedaży, marketingu, obsługi klienta i innych organizacjach.

Zmierz wpływ na biznes

Czy wprowadzane zmiany przynoszą pożądane rezultaty?

Ulepszanie metod w oparciu o dane i informacje zwrotne od użytkowników

Wyciągnij wnioski z danych i informacji zwrotnych od użytkowników końcowych i w razie potrzeby dostosuj swoją strategię i taktykę.

Zarządzanie zmianą RACI

RACI to doskonałe narzędzie do zarządzania zmianą. Jest to akronim od słów: Responsible (Odpowiedzialny), Accountable (Odpowiedzialna), Consulted (Konsultowana) i Informed (Informowana).

Korzystając z modelu zarządzania zmianą RACI, najpierw dzieli się projekt na odrębne zadania. Następnie każde zadanie jest przydzielane:

• Odpowiedzialny - osoba lub osoby odpowiedzialne za wykonanie zadania.
• Odpowiedzialny - JEDNA osoba, która jest WŁAŚCICIELEM wykonania tego zadania. Może nie wykonywać pracy samodzielnie, decydując się na delegowanie jej do osoby/ zespołu odpowiedzialnego.
• Konsultowani - kluczowe osoby, które są włączone w podejmowanie decyzji dotyczących konkretnego zadania.
• Poinformowani - interesariusze, którzy muszą być na bieżąco informowani o postępach w realizacji zadania.

RACI to doskonałe narzędzie do zarządzania zmianami dowolnej wielkości.

Co to jest RASCI?

RASCI to odmiana RACI, w której dodaje się rolę "Wsparcia". Ta osoba lub zespół zapewnia zasoby potrzebne do wykonania zadania.

Uwaga: Stworzyliśmy to za pomocą Lucidchart i chętnie podzielimy się projektem z Tobą bezpośrednio, po prostu skontaktuj się z nami, a my podzielimy się z Tobą projektem, jeśli będzie to dla Ciebie wartościowe.

Końcowe refleksje na temat zarządzania zmianą

Każda transformacja biznesowa wymaga czasu.

Liderzy muszą informować, dlaczego tak się dzieje, należy wykorzystać proces lub ramy, a pracownicy muszą realizować wizję firmy.

W procesie transformacji pojawią się wyzwania, takie jak opór wobec zmian, potrzeba szkoleń, a nawet gotowość kultury do przystosowania się do ciągłej pracy nad dostosowaniem strategii i narzędzi w celu stworzenia pożądanej zmiany organizacyjnej.

Zarządzanie zmianą jest skomplikowane, ale udana zmiana jest niezbędna, aby odnieść sukces w biznesie.