Zarządzanie projektami to kluczowa umiejętność, która pozwala odnieść sukces w całej firmie.

I ze względu na to znaczenie chcieliśmy go uwzględnić w naszej relacji.

Zacznijmy od początku.

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektem to proces planowania, realizacji i monitorowania serii zadań w celu osiągnięcia określonego celu.

A projekty to sposób, w jaki każda część firmy organizuje swoją pracę i posuwa biznes do przodu.

Wspólne metody zarządzania projektami

Istnieje kilka różnych metodyk zarządzania projektami, które możesz spotkać w swojej pracy, w tym:

Zarządzanie projektem metodą wodospadową

Metodyka wodospadowa to liniowe podejście do zarządzania projektem, w którym każde zadanie jest wykonywane jedno po drugim w kolejności sekwencyjnej.

Zwinne zarządzanie projektami

Metodyka zwinna to bardziej elastyczne podejście, które pozwala na realizację zadań w iteracjach lub sprintach.

Scrum Zarządzanie projektami

Scrum to zwinna metodologia, która kładzie nacisk na pracę zespołową, współpracę i elastyczność.

Zarządzanie projektem Kanban

Kanban to rodzaj zarządzania projektami, w którym zadania są organizowane na tablicy i przenoszone z jednego etapu do następnego w miarę ich realizacji.

Kanban vs SCRUM

Kanban jest bardziej skupiony na wizualizacji zadań i przepływu pracy, podczas gdy Scrum jest bardziej skupiony na pracy zespołowej i współpracy. Dodatkowo, Kanban jest bardziej elastyczny i adaptowalny, podczas gdy Scrum jest bardziej ustrukturyzowany.

Kanban vs Agile

Kanban bardziej skupia się na wizualizacji zadań i workflow, natomiast agile na procesie i Sprincie.

Podstawy zarządzania projektami

Istnieje kilka kluczowych pojęć, z którymi powinieneś się zapoznać, dotyczących zarządzania projektami.

Należą do nich:

Zakres

Zakres projektu to ogólny cel projektu - zadania, które należy wykonać, aby ten cel osiągnąć.

Oś czasu

Oś czasu projektu to harmonogram zadań, które muszą być wykonane, aby spełnić zakres projektu.

Budżet

Budżet projektu to kwota pieniędzy przeznaczona na realizację projektu.

Ryzyko

Ryzyka projektowe to potencjalne problemy, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu i zagrozić jego powodzeniu.

Zasoby

Zasoby projektu to ludzie, materiały i inne aktywa wymagane do ukończenia projektu.

15 Najlepsze praktyki zarządzania projektami

Trudno było nam zawęzić tę listę do 15 najlepszych praktyk zarządzania projektami, ale oto idziemy.

1. Zdefiniuj cel projektu

Bez jasnego celu łatwo jest zejść z drogi projektu.

Jest kilka pytań, które możesz sobie zadać, aby pomóc określić cel projektu:

• Jaki jest problem, który próbujemy rozwiązać?
• Dla kogo to robimy?
• Jakie są wyniki badań?
• Do kiedy musimy to zrobić?
• Jakie są nasze kryteria sukcesu?

2. Utwórz plan projektu

Kiedy już wiesz, jaki jest Twój cel, musisz stworzyć plan, jak zamierzasz go osiągnąć.

Plan projektu powinien zawierać zakres, harmonogram, budżet, ryzyka i zasoby.

Ważne jest również, aby pamiętać, że plan projektu nie jest ustalony w kamieniu.

W miarę postępu projektu może zajść potrzeba zmiany planu.

Ale posiadanie planu na początek pomoże utrzymać projekt na właściwym torze.

3. Zbierz zespół projektowy

Kiedy masz już cel i plan projektu, czas zebrać zespół odpowiedzialny za jego realizację.

W skład zespołu powinny wejść osoby posiadające umiejętności i wiedzę niezbędną do realizacji projektu.

Istotne jest również, aby upewnić się, że zespół jest zróżnicowany i zawiera mieszankę osobowości i perspektyw.

Pomoże to zapewnić, że wszystkie strony zagadnienia zostaną rozważone i że produkt końcowy będzie najlepszy.

4. Delegowanie zadań

Kiedy masz już swój zespół, czas zacząć delegować zadania.

Ważne jest, aby przydzielać zadania w oparciu o mocne strony i zdolności każdej osoby.

Dzięki temu projekt zostanie zrealizowany sprawnie i skutecznie.

5. Ustalić terminy

Aby projekt pozostał na swoim miejscu, należy ustalić terminy realizacji poszczególnych zadań.

Termin powinien być realistyczny i możliwy do osiągnięcia.

Jeśli zadanie trwa dłużej niż oczekiwano, ważne jest, aby poinformować o tym zespół, aby mógł wprowadzić poprawki.

6. Śledzenie postępów

W miarę postępu projektu ważne jest, aby śledzić postęp każdego zadania.

To pomoże Ci zidentyfikować obszary, w których projekt spada z opóźnieniem.

Pomoże Ci również zobaczyć, które zadania trwają dłużej niż oczekiwano i dlaczego.

7. Zarządzanie ryzykiem

Jak w przypadku każdego projektu, zawsze istnieje możliwość wystąpienia ryzyka.

Istotne jest, aby wcześnie zidentyfikować wszelkie zagrożenia i ułożyć plan zarządzania nimi.

Może to obejmować stworzenie funduszu awaryjnego lub zmianę zakresu projektu.

8. Regularnie się komunikować

Komunikacja jest kluczem do każdego udanego projektu.

Istotne jest, aby utrzymać otwarte linie komunikacyjne pomiędzy zespołem a wszystkimi innymi interesariuszami.

Obejmuje to takie rzeczy jak regularne spotkania, rozmowy telefoniczne i aktualizacje za pomocą poczty elektronicznej.

9. Bądź elastyczny

Bez względu na to, jak dobrze zaplanujesz, zawsze pojawią się rzeczy, których się nie spodziewałeś.

Ważne jest, aby być elastycznym i wprowadzać zmiany w miarę potrzeb.

Może to obejmować zmiany w harmonogramie, budżecie lub zakresie projektu.

10. Świętuj kamienie milowe

W miarę postępu projektu ważne jest, aby świętować kamienie milowe.

Pomoże to utrzymać wszystkich zmotywowanych i na torze.

To także dobry sposób na budowanie morale zespołu.

11. Zarządzaj oczekiwaniami

Ważne jest, aby zarządzać oczekiwaniami wszystkich interesariuszy w trakcie trwania projektu.

Obejmuje to ustalanie realistycznych terminów, regularną komunikację i bycie elastycznym, gdy sprawy się zmieniają.

12. Szybkie rozwiązywanie problemów

Jeśli pojawią się jakieś problemy z projektem, koniecznie trzeba się z nimi szybko uporać.

Może to obejmować takie rzeczy jak zmiana zakresu projektu lub zmiana przydziału zadań.

Im szybciej problem zostanie zaadresowany, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że będzie on powodował istotne problemy.

13. Udokumentuj wszystko

W miarę postępu projektu ważne jest, aby wszystko udokumentować.

Obejmuje to takie rzeczy jak podjęte decyzje, napotkane problemy i dokonane zmiany.

Dokumentacja ta będzie nieoceniona w przypadku konieczności powtórzenia projektu w przyszłości.

14. Informowanie wszystkich

Przez cały czas trwania projektu ważne jest, aby informować wszystkich o postępach.

Może to obejmować takie rzeczy jak wysyłanie regularnych aktualizacji lub organizowanie spotkań.

Ważne jest też, aby każdy znał swoją rolę w projekcie.

15. Stosowanie właściwych narzędzi zarządzania projektami

Istnieje kilka różnych narzędzi, które można wykorzystać do zarządzania projektami.

Istotne jest, aby wybrać odpowiednie narzędzie do pracy.

Może to obejmować takie rzeczy jak oprogramowanie do zarządzania projektami lub narzędzia do współpracy online.

Zobacz nasze certyfikowany stos techniczny zalecenia dotyczące narzędzi.

16. Powiedz "nie

Będą chwile, kiedy trzeba będzie powiedzieć "nie" interesantom.

Może to wynikać z tego, że zmienił się zakres projektu lub że termin jest nierealny.

Najważniejsze jest, aby być stanowczym i wyjaśnić, dlaczego podjęto taką decyzję.

17. Przekazanie uprawnień

Jako kierownik projektu będziesz miał dużą odpowiedzialność.

Nie można jednak wszystkiego robić samemu.

Ważne jest, aby delegować uprawnienia na innych członków zespołu.

Pomoże to zapewnić skuteczne zakończenie projektu.

Czym jest Project Management Institute?

Strona Instytut Zarządzania Projektami (PMI) jest organizacją non-profit, która zapewnia zasoby i szkolenia dla kierowników projektów.

Oferuje również certyfikację dla kierowników projektów, którzy chcą zademonstrować swoje umiejętności i wiedzę.

Przemyślenia końcowe

Przedstawione powyżej najlepsze praktyki skutecznego zarządzania projektami pomogą Ci przeprowadzić udany projekt.

Należy jednak pamiętać, że każdy projekt jest inny i być może trzeba będzie dostosować swoje podejście w razie potrzeby.

Najważniejsze to utrzymywać otwartą komunikację, być elastycznym i zawsze mieć na uwadze cel końcowy.

Masz to.