Enablementのための究極のコンテンツガバナンスフレームワーク

ハイパーライズ

顧客対応チームは、より多くのコンテンツをより速く制作する必要に迫られています。多くの課題がある中で、コンテンツガバナンス戦略がなければ、ブランド価値のない、コンプライアンスに反する、違法な、あるいは一過性の状況で作成された資産が山積みになってしまうということです。

このようなコンテンツの荒れ地では、営業担当者やカスタマーサクセスチームなどが、使用すべきコンテンツを見つけることができません。

この状況は、時間とお金の無駄遣いのようなものです

今回は、以下の通りです。

  • コンテンツガバナンスの意味を説明する
  • なぜこの戦略や計画が必要なのかを議論する。
  • 始めるためのヒントを共有する

さらに、コンテンツガバナンスを実現するためのツールやプラットフォームについて、すでにお持ちのものや評価を検討したいものを随所でご紹介しています。

コンテンツガバナンスとは?

コンテンツガバナンスの簡単な定義

コンテンツガバナンスとは、顧客対応チームのために作成されたすべてのコンテンツのライフサイクルを管理するためのフレームワーク、システム、一連のプロセス、ツールです。

コンテンツが必要とされる理由、制作の承認、適切な利用者が利用できる場所への保管など、あらゆる側面をカバーします。

しかし、それはそれ以上のものです。

コンテンツはどれくらいの頻度で、誰がレビューするのか、さらには資産がいつまで必要なのか、といったルールが設定されているのです。

なぜコンテンツガバナンスが必要なのか?

まず、売り手のために具体的に、以下のことを確認しましょう。 数少ない主要統計 Trust Enablementでは、創業者であるジョンが話していることを紹介します。

  • 販売用に開発されたコンテンツのうち、65%が使われていない
  • マーケティング予算のうち26%がコンテンツ制作に費やされている
  • レップが販売に費やす時間は、全体の33%程度に過ぎません。残りの時間は、コンテンツの検索や作成、CRMの更新などの管理業務に費やされています。

これらの統計は、コンテンツガバナンスの潜在的な効果を示しています。

企業は、誰も使わないコンテンツを作ることに時間とお金を浪費しています。

時間と費用の無駄に加えて、間違ったコンテンツを共有することによる法的リスクも考慮してください。

古くなったメッセージを読むことで、ブランドへの悪影響が懸念され、もはや企業としてのあり方を反映していない可能性があることを考慮してください。

コンテンツガバナンスを始めるためのヒント

この時点で、コンテンツガバナンスのメリットをご理解いただけたと思います。

どのように始めるのですか?

コンテンツガバナンスがビジネスにもたらすメリットを見極める

コンテンツガバナンスの有用性を判断するには、マーケティング、製品、法務/コンプライアンス、セールス、イネーブルメント、財務など、ビジネスに関連する主要なステークホルダーを集めます。

コンテンツガバナンスがなぜ必要なのかについてお伝えした答え、以下のようなベネフィットが含まれると思われます。

  • コンテンツの品質向上
  • コンテンツの再利用とROIの向上
  • 営業の生産性向上
  • ビジネスにおけるリスクの軽減

コンテンツガバナンスで実現しようとしているメリットは何ですか?

この部分のヒント

このプロセスを管理するために、コラボレーションツールを使用します。Google Docs、SharePoint、monday.comのいずれかを検討して、コラボレーションと労力の管理を行う。 定期的にミーティングを行い、コラボレーションツールを活用し、アイデアを出し合い、詳細を詰めていく。

コンテンツガバナンスプロセスを定義する

RACI文書を作成し、プロセスの各段階、その段階を担当する人々やチーム、コンテンツを承認するために何が必要か、承認されないとどうなるかを記載します。

この処理により、速度が低下することがあります コンテンツクリエーションしかし、これは熟考の末に行われるのであれば、ポジティブなことです。コンテンツの承認を迅速に行うための戦略を明確にすることは、本当に必要なことです。そして、このプロセスを持たなければ、コンテンツガバナンスプロセスは最初から破綻してしまいます。

プロセスには、以下を含める必要があります。

コンテンツ制作のプロセスと基準

コンテンツ開発チェックリストなどの要件を設定しています。

  • コンテンツを作成する相手(ペルソナや顧客)を明確に定義すること。そのコンテンツは一回限りのユースケースなのか、一般的な使い方なのか?期間限定の情報なのか(例:日替わりキャンペーン)?
  • 主題専門家は、提示された情報の正確さについて意見を述べなければならない。
  • テキストベースのコンテンツは、まず Grammarly をチェックし、恥ずかしい言語問題を回避する。
  • 動画コンテンツには、必ずトランスクリプトが必要です。私たちがよく使うのは オッターアイ リーズナブルな価格で素晴らしい仕事をしてくれるからです。
  • マーケティングチームやデザインチームが作成し、承認した画像コンテンツの標準的なライブラリを使用していますか?または、以下のようなツールを使用していますか? Canva (常に使っている)?

コンテンツガバナンスのベストプラクティスの一環として、コンテンツ作成プロセスを一貫して実施するために、チェックリスト(右図)を使用し、拡張してください。

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    コンテンツ承認プロセス

    承認ワークフローをサポートするツールを確保すること (monday.com, など)。承認ワークフローには、以下のようなものが必要です。

    • 承認者に提示する必要のある情報は何か?
    • 主な承認者は誰か?そのバックアップは?そしてそのバックアップは?
    • 承認のSLAとは何ですか?つまり、承認に何時間、何日かかるか?
    • コンテンツが承認されない場合はどうなりますか?
    出版・配信プロセス
    • 誰が、どこからアクセスする必要があるのか?
    • CRMシステムに必要なのか?
    • イネーブルメントツールでは?
    • ホームページから?
    監査、レビュー、そして生きるための時間

    コンテンツの有効期間を先に定義しておくべきでしたね。そうすると、役に立たなくなったときに、どのような手順で削除するのでしょうか。

    コンテンツの見直しはどのくらいの頻度で行われますか?90日ごと?

    コンテンツガバナンスプロセスのレビューパートでは、基本的に上記のステップを再度実行します。

    なお、当サイトで取り上げているEnablementシステムの中には、コンテンツガバナンスのベストプラクティスやプロセスを自動化できるものがあります。たとえば、以下のようなものです。

    • 当社のウェブサイトにあるすべてのEnablementベンダーは、パーミッション、タグ付け、検索、およびある程度の人工知能によって、適切なオーディエンスにコンテンツを配信することをサポートしています。
    • のように Allego と Saleshoodまた、一部のベンダーでは、コンテンツの利用状況を示すビデオをアップロードすることができるため、コンテンツ制作者や中小企業は、自分たちのインサイトがどのように受け取られているか、情報やメッセージをどのように調整するとよいかをよりよく理解することができます。
    • Showell は、システム内のファイルの有効期限を設定することができます。
    • Allegoはさらに進化しています。我々は検証するためのアクセス権を持っていませんが、チームはコンテンツガバナンスをさらに自動化するために次のような能力を持っていることを共有しました(我々は次の3つの箇条書きを彼らの回答から直接コピー&ペーストしました - イタリックで下記に記載します)。
      • 製品発売やトレーニング、新人研修、M&A後の販売グループ統合などに合わせて、様々な販売グループにコンテンツのコレクションを順次提供する「チャネルドロップ」。
      • Allegoシステム内の特定のスライドを所有する特定のコンテンツチームメンバーに、レビューのタイミングを通知するタイムバインドレビューケイデンス。
      • コンテンツが自動アーカイブされ、何年でも利用可能な期限付きコンテンツ(規制の観点から)。
    • 他のベンダーではまだこのような機能は確認されていませんので、各ベンダーがどのようにガバナンスをサポートしているのかを確認するために、各ベンダーに問い合わせる予定です。

    最終的な感想

    コンテンツガバナンスのベストプラクティスやヒントが、顧客対応チームにとって有益であることを納得していただけたと思います。

    コンテンツガバナンスのベストプラクティスがあれば、コメントで教えてください。

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