Che cos'è la governance dei contenuti?

 

Breve definizione di governance dei contenuti

La governance dei contenuti è un quadro, un sistema, un insieme di processi e strumenti per gestire il ciclo di vita di ogni contenuto creato per i team rivolti ai clienti.

Copre ogni aspetto, a partire dal motivo per cui un contenuto è necessario, all'approvazione della sua creazione e all'archiviazione dove il pubblico giusto può utilizzarlo.

Tuttavia, va oltre.

Stabilisce le regole per la frequenza di revisione dei contenuti, da parte di chi e persino per la durata delle risorse.

 

Perché è necessaria la governance dei contenuti?

In primo luogo, per i venditori in particolare, esaminiamo una Alcune statistiche chiave.

• 65% di contenuti sviluppati per le vendite non vengono mai utilizzati
• 26% dei budget di marketing vengono spesi per la creazione di contenuti
• I rappresentanti dedicano solo circa 33% del loro tempo alla vendita. Il resto è dedicato alla ricerca e alla creazione di contenuti e all'esecuzione di attività amministrative come l'aggiornamento del CRM.

Queste statistiche mostrano i potenziali benefici della governance dei contenuti.

Le aziende sprecano tempo e denaro per creare contenuti che nessuno utilizza.

Oltre allo spreco di tempo e di denaro, si consideri il rischio legale derivante dalla condivisione di contenuti sbagliati.

Considerate il potenziale impatto negativo sul marchio da parte dei potenziali clienti che leggono messaggi obsoleti e che non riflettono più la vostra identità aziendale.

 

Suggerimenti per iniziare la governance dei contenuti

Ci auguriamo che a questo punto comprendiate i vantaggi della governance dei contenuti.

Come si comincia?

 

Determinare i vantaggi della governance dei contenuti per la vostra azienda

Per determinare l'utilità della governance dei contenuti per la vostra azienda, riunite i principali stakeholder dei settori marketing, prodotto, legale/compliance, vendite, enablement, finanza e qualsiasi altro rilevante per la vostra azienda.

I vostri vantaggi includeranno probabilmente le risposte che abbiamo condiviso sul perché avete bisogno della governance dei contenuti e vantaggi quali:

• Miglioramento della qualità dei contenuti
• Aumento del riutilizzo dei contenuti e del ROI
• Migliore produttività delle vendite
• Meno rischi per l'azienda

Quali sono i vantaggi della governance dei contenuti che state cercando di ottenere?

 

Suggerimenti per questa parte del processo

Utilizzate strumenti di collaborazione per gestire questo processo. Considerate Google Docs, SharePoint o monday.com per la collaborazione e la gestione degli sforzi. Incontratevi regolarmente, ma utilizzate gli strumenti di collaborazione, fate fluire le idee e definite i dettagli di persona.

 

Definire il processo di governance dei contenuti

Creare un documento RACI in cui siano indicate tutte le fasi del processo e le persone/team responsabili di quella fase, includendo ciò che deve accadere per approvare i contenuti e ciò che accade in caso di mancata autorizzazione.

Nota: Questo processo può rallentare creazione di contenutiche è positivo se fatto in modo ponderato. Assicuratevi di definire una strategia per accelerare le approvazioni dei contenuti, poiché si tratta di un'esigenza reale. La mancanza di questo processo farà sì che il processo di governance dei contenuti vada a rotoli fin dall'inizio.

Il vostro processo dovrebbe includere:

 

Processo di creazione dei contenuti e standard

 

In passato abbiamo stabilito requisiti quali:

• Una chiara definizione di chi (persona o cliente) sta creando il contenuto. Il contenuto è destinato a un caso d'uso unico o a un uso generale? L'informazione è limitata nel tempo (ad esempio, una promozione giornaliera)?
• Gli esperti in materia devono fornire indicazioni sull'accuratezza delle informazioni presentate.
• I contenuti basati sul testo DEVONO prima passare un Grammarly controllare per evitare imbarazzanti problemi linguistici.
• I contenuti video devono sempre essere accompagnati da una trascrizione. Tendiamo a utilizzare Lontra.ai poiché svolge un lavoro eccellente a un costo ragionevole.
• Utilizzate una libreria standard di risorse create e approvate dai team di marketing o di progettazione per i contenuti delle immagini? Oppure utilizzate uno strumento come Canva (che usiamo costantemente)?

Utilizzate ed estendete la nostra lista di controllo (a destra) per seguire coerentemente un processo di creazione dei contenuti come parte delle vostre best practice di governance dei contenuti.

 

Processo di approvazione dei contenuti

Assicuratevi di avere uno strumento che supporti i flussi di lavoro di approvazione (monday.com, ad esempio). Il flusso di lavoro per l'approvazione dovrebbe includere:

• Quali informazioni dovete presentare agli approvatori?
• Chi è l'approvatore principale? Il suo sostituto? E il suo sostituto?
• Qual è lo SLA per le approvazioni? In altre parole, quante ore o giorni richiede l'approvazione?
• Cosa succede se il contenuto non viene approvato?

Processo di pubblicazione e consegna

• Chi ha bisogno di un accesso e da dove deve raggiungerlo?
• Ne hanno bisogno nel sistema CRM?
• Negli strumenti di abilitazione?
• Dal sito web?

Audit, revisioni e tempo di vita

Dovreste aver definito per quanto tempo il contenuto è valido. Se lo avete fatto, qual è la procedura per eliminarlo quando non è più utile?

Con quale frequenza rivedrete i contenuti? Ogni 90 giorni?

Per la parte di revisione del processo di governance dei contenuti, si eseguono essenzialmente i passaggi sopra descritti.

Si noti che alcuni dei sistemi Enablement trattati nel nostro sito possono automatizzare alcune best practice e processi di governance dei contenuti. Ad esempio:

• Tutti i fornitori Enablement sul nostro sito web supportano la distribuzione di contenuti al pubblico giusto tramite autorizzazioni, tagging, ricerca e un certo grado di intelligenza artificiale.
• Come Allego e SaleshoodAlcuni fornitori consentono ai venditori di caricare video che dimostrano l'utilizzo dei contenuti, in modo che i creatori di contenuti e le PMI possano capire meglio come vengono accolti i loro insight e come potrebbero voler modificare le informazioni e la messaggistica.
• Showell consente di impostare una data di scadenza per i file nel sistema.
• Allego va oltre. Anche se non abbiamo accesso alla convalida, il team ha condiviso le seguenti funzionalità per automatizzare ulteriormente la governance dei contenuti (abbiamo copiato e incollato i seguenti tre punti direttamente dalla loro risposta - in corsivo qui sotto)
  • "Gocce di canale" temporizzate per distribuire raccolte di contenuti a vari gruppi di venditori con una cadenza in cui i materiali all'interno del canale diventano disponibili in modo sequenziale nel tempo per coincidere con il lancio del prodotto e la formazione, l'onboarding dei nuovi rappresentanti e l'integrazione dei gruppi di vendita dopo l'acquisizione.
  • Cadenze di revisione con scadenze temporali che segnalano a specifici membri del team dei contenuti che possiedono quella particolare diapositiva (o diapositive) nel sistema Allego che è il momento di rivederla
  • Scadenze temporali dei contenuti, in cui i pezzi vengono archiviati automaticamente e sono disponibili per tutti gli anni necessari (dal punto di vista normativo).
• Non abbiamo ancora identificato queste funzionalità in altri fornitori e ci rivolgeremo a ciascuno di essi per vedere come supportano la governance.

Pensieri finali

Ci auguriamo di avervi convinto dei vantaggi della governance dei contenuti per i vostri team rivolti ai clienti e che le best practice e i suggerimenti sulla governance dei contenuti siano stati utili.

Lasciate un commento e fateci sapere se avete delle best practice di content governance da condividere.