La gestione dei progetti è una capacità critica per il successo dell'intera azienda.

E proprio per questa sua importanza, abbiamo voluto includerla nel nostro servizio.

Cominciamo dall'inizio.

Cos'è la gestione dei progetti?

La gestione dei progetti è il processo di pianificazione, esecuzione e monitoraggio di una serie di attività per raggiungere un obiettivo specifico.

I progetti sono il modo in cui ogni parte dell'azienda organizza il proprio lavoro e fa progredire l'attività.

Metodi comuni di gestione dei progetti

Esistono diverse metodologie di gestione dei progetti che si possono incontrare nel proprio lavoro, tra cui:

Gestione del progetto Waterfall

La metodologia a cascata è un approccio lineare alla gestione dei progetti, in cui ogni attività viene completata una dopo l'altra in ordine sequenziale.

Gestione agile dei progetti

La metodologia agile è un approccio più flessibile che consente di completare i compiti in iterazioni o sprint.

Gestione del progetto Scrum

Scrum è una metodologia agile che enfatizza il lavoro di squadra, la collaborazione e la flessibilità.

Gestione del progetto Kanban

Il Kanban è un tipo di gestione dei progetti in cui i compiti vengono organizzati su una lavagna e spostati da una fase all'altra man mano che vengono completati.

Kanban vs SCRUM

Kanban è più incentrato sulla visualizzazione delle attività e del flusso di lavoro, mentre Scrum è più incentrato sul lavoro di squadra e sulla collaborazione. Inoltre, Kanban è più flessibile e adattabile, mentre Scrum è più strutturato.

Kanban vs Agile

Kanban è più incentrato sulla visualizzazione delle attività e del flusso di lavoro, mentre Agile è più focalizzato sul processo e sullo Sprint.

Fondamenti di gestione dei progetti

Ci sono alcuni concetti chiave che dovreste conoscere per quanto riguarda la gestione dei progetti.

Questi includono:

Ambito di applicazione

L'ambito del progetto è l'obiettivo generale del progetto e le attività da completare per raggiungere tale obiettivo.

Linea temporale

La timeline del progetto è il calendario delle attività che devono essere completate per soddisfare l'ambito del progetto.

Bilancio

Il budget del progetto è la somma di denaro stanziata per completare il progetto.

I rischi

I rischi di progetto sono problemi potenziali che potrebbero verificarsi durante il progetto e minacciarne il successo.

Risorse

Le risorse del progetto sono le persone, i materiali e le altre risorse necessarie per completare il progetto.

15 Migliori pratiche di gestione del progetto

Abbiamo faticato non poco a restringere questo elenco alle 15 migliori pratiche di gestione dei progetti, ma eccoci qua.

1. Definire l'obiettivo del progetto

Senza un obiettivo chiaro, è facile che il progetto esca dal seminato.

Ci sono alcune domande che potete porvi per aiutarvi a definire l'obiettivo del progetto:

• Qual è il problema che stiamo cercando di risolvere?
• Per chi lo facciamo?
• Quali sono i risultati da raggiungere?
• Entro quando dobbiamo farlo?
• Quali sono i nostri criteri di successo?

2. Creare un piano di progetto

Una volta stabilito il vostro obiettivo, dovete creare un piano per raggiungerlo.

Il piano di progetto deve includere l'ambito, la tempistica, il budget, i rischi e le risorse.

È anche importante ricordare che il piano di progetto non è definitivo.

Con il progredire del progetto, potrebbe essere necessario modificare il piano.

Ma avere un piano di partenza aiuterà a mantenere il progetto in carreggiata.

3. Assemblare il team di progetto

Una volta definiti l'obiettivo e il piano del progetto, è il momento di riunire il team responsabile del suo completamento.

Il team deve comprendere persone con le competenze e le conoscenze necessarie per portare a termine il progetto.

È inoltre essenziale assicurarsi che il team sia eterogeneo e comprenda un mix di personalità e prospettive.

In questo modo si garantisce che tutti gli aspetti della questione siano presi in considerazione e che il prodotto finale sia il migliore.

4. Delegare i compiti

Una volta che il team è al suo posto, è il momento di iniziare a delegare i compiti.

È importante assegnare i compiti in base ai punti di forza e alle capacità di ciascuno.

Ciò contribuirà a garantire che il progetto sia completato in modo efficiente ed efficace.

5. Stabilire le scadenze

Affinché il progetto rimanga in carreggiata, è fondamentale fissare delle scadenze per ogni compito.

La scadenza deve essere realistica e raggiungibile.

Se un compito richiede più tempo del previsto, è importante comunicarlo al team in modo che possa apportare modifiche.

6. Monitoraggio dei progressi

Man mano che il progetto procede, è importante tenere traccia dell'avanzamento di ogni attività.

Questo vi aiuterà a identificare le aree in cui il progetto è in ritardo rispetto alla tabella di marcia.

Inoltre, vi aiuterà a capire quali attività stanno richiedendo più tempo del previsto e perché.

7. Gestire i rischi

Come per ogni progetto, esiste sempre un potenziale di rischio.

È essenziale identificare tempestivamente i rischi e mettere a punto un piano per gestirli.

Ciò può includere la creazione di un fondo per gli imprevisti o la modifica dell'ambito del progetto.

8. Comunicare regolarmente

La comunicazione è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

È essenziale mantenere aperte le linee di comunicazione tra il team e tutte le altre parti interessate.

Questo include cose come riunioni regolari, telefonate e aggiornamenti via e-mail.

9. Essere flessibili

Per quanto si possa pianificare bene, ci saranno sempre cose che non ci si aspettava.

È importante essere flessibili e apportare modifiche in base alle necessità.

Ciò può includere modifiche alla tempistica, al budget o all'ambito del progetto.

10. Festeggiare le pietre miliari

Man mano che il progetto procede, è importante celebrare le tappe fondamentali.

Questo aiuterà a mantenere tutti motivati e sulla buona strada.

È anche un buon modo per costruire il morale del team.

11. Gestire le aspettative

È importante gestire le aspettative di tutte le parti interessate nel corso del progetto.

Ciò significa fissare scadenze realistiche, comunicare regolarmente ed essere flessibili quando le cose cambiano.

12. Gestire rapidamente i problemi

Se ci sono problemi con il progetto, è essenziale gestirli rapidamente.

Questo può includere cose come la modifica dell'ambito del progetto o la riassegnazione dei compiti.

Prima si affronta il problema, meno è probabile che provochi problemi significativi.

13. Documentare tutto

Man mano che il progetto procede, è importante documentare tutto.

Questo include cose come le decisioni prese, i problemi incontrati e le modifiche apportate.

Questa documentazione sarà preziosa se il progetto dovrà essere replicato in futuro.

14. Tenere tutti informati

Nel corso del progetto, è importante tenere tutti informati sui progressi.

Questo può includere l'invio di aggiornamenti regolari o l'organizzazione di riunioni.

È anche importante assicurarsi che tutti conoscano il proprio ruolo nel progetto.

15. Utilizzare gli strumenti di gestione del progetto adeguati

Esistono diversi strumenti che si possono utilizzare per gestire i progetti.

È essenziale scegliere lo strumento giusto per il lavoro.

Questo può includere cose come il software di gestione dei progetti o gli strumenti di collaborazione online.

Vedi il nostro stack tecnologico certificato per le raccomandazioni sugli strumenti.

16. Dire no

Ci saranno momenti in cui sarà necessario dire di no alle parti interessate.

Ciò può avvenire perché l'ambito del progetto è cambiato o perché la scadenza non è realistica.

È fondamentale essere fermi e spiegare i motivi della decisione presa.

17. Delegare l'autorità

In qualità di project manager, avrete molte responsabilità.

Tuttavia, non si può fare tutto da soli.

È importante delegare l'autorità ad altri membri del team.

Ciò contribuirà a garantire che il progetto venga portato a termine in modo efficace.

Che cos'è il Project Management Institute?

Il Istituto di gestione dei progetti (PMI) è un'organizzazione no-profit che fornisce risorse e formazione ai project manager.

Offre inoltre una certificazione per i project manager che desiderano dimostrare le proprie competenze e conoscenze.

Pensieri finali

Le migliori pratiche per una gestione efficace dei progetti descritte sopra vi aiuteranno a gestire un progetto di successo.

Tuttavia, è importante ricordare che ogni progetto è diverso e che potrebbe essere necessario modificare il proprio approccio in base alle esigenze.

La cosa più importante è mantenere aperta la comunicazione, essere flessibili e tenere sempre presente l'obiettivo finale.

Hai questo.