Kerangka Kerja Tata Kelola Konten Utama Anda untuk Enablement

Tim yang berhadapan dengan pelanggan berada di bawah tekanan untuk menghasilkan lebih banyak konten dengan lebih cepat. Salah satu tantangannya, di antara banyak tantangan lainnya, adalah bahwa tanpa strategi tata kelola konten, Anda akan berakhir dengan tumpukan aset yang tidak sesuai dengan merek, tidak patuh, ilegal, atau dibuat untuk situasi satu kali.

Gurun konten ini membuat mustahil bagi perwakilan penjualan Anda, tim sukses pelanggan, dan lainnya untuk menemukan bagian yang harus mereka gunakan.

Situasi ini sangat membuang-buang waktu dan uang!

Dalam artikel ini, kita akan:

  • Jelaskan apa yang kami maksud dengan tata kelola konten
  • Diskusikan mengapa Anda memerlukan strategi dan rencana ini
  • Berbagi kiat untuk memulai

Dan secara keseluruhan, sarankan alat dan platform yang mungkin sudah Anda miliki atau ingin Anda pertimbangkan untuk dievaluasi untuk membuat tata kelola konten Anda berfungsi.

 

Apa itu Tata Kelola Konten?

 

Definisi singkat tentang tata kelola konten

Tata kelola konten adalah kerangka kerja, sistem, serangkaian proses, dan alat bantu, untuk mengelola siklus hidup setiap konten yang dibuat untuk tim Anda yang berhadapan dengan pelanggan.

Ini mencakup setiap aspek, dimulai dengan MENGAPA sebuah konten diperlukan, menyetujui pembuatannya, dan menyimpannya di tempat yang tepat untuk digunakan oleh audiens yang tepat.

Namun, ini lebih jauh dari itu.

Ini menetapkan aturan untuk seberapa sering konten harus ditinjau, oleh siapa, dan bahkan berapa lama aset diperlukan.

 

Mengapa Anda memerlukan Tata Kelola Konten?

Pertama, khusus untuk penjual, mari kita tinjau beberapa statistik kunci.

  • 65% konten yang dikembangkan untuk penjualan tidak pernah digunakan
  • 26% anggaran pemasaran dihabiskan untuk pembuatan konten
  • Para perwakilan hanya menghabiskan sekitar 33% dari waktu mereka untuk menjual. Sisanya dihabiskan untuk menemukan dan membuat konten dan melakukan tugas administratif seperti memperbarui CRM mereka.

Statistik ini menunjukkan potensi manfaat tata kelola konten.

Perusahaan membuang-buang waktu dan uang untuk membuat konten yang tidak digunakan oleh siapa pun.

Selain waktu dan dolar yang terbuang sia-sia, pertimbangkan risiko hukum dari berbagi konten yang salah.

Pertimbangkan potensi dampak negatif merek pada prospek yang membaca pesan yang sudah ketinggalan zaman dan tidak lagi mencerminkan siapa Anda sebagai perusahaan.

 

Kiat untuk Memulai Tata Kelola Konten

Kami harap Anda memahami manfaat tata kelola konten pada saat ini.

Bagaimana Anda memulai?

 

Tentukan manfaat tata kelola konten untuk bisnis Anda

Untuk menentukan kegunaan tata kelola konten untuk bisnis Anda, kumpulkan para pemangku kepentingan utama dari pemasaran, produk, hukum/kepatuhan, penjualan, pemberdayaan, keuangan, dan lainnya yang relevan dengan bisnis Anda.

Manfaat Anda kemungkinan akan mencakup jawaban yang kami bagikan tentang mengapa Anda memerlukan tata kelola konten dan manfaat seperti:

  • Peningkatan kualitas konten
  • Peningkatan penggunaan kembali konten dan ROI
  • Produktivitas penjualan yang lebih baik
  • Risiko bisnis lebih kecil

Manfaat apa dari tata kelola konten yang ingin Anda capai?

 

Saran untuk bagian proses ini

Gunakan alat kolaborasi untuk mengelola proses ini. Pertimbangkan Google Docs, SharePoint, atau monday.com untuk berkolaborasi dan mengelola upaya ini. Bertemu secara teratur, tetapi gunakan alat kolaborasi Anda, jaga agar ide tetap mengalir dan kunci detailnya secara langsung.

 

Tentukan proses tata kelola konten Anda

Buat dokumen RACI yang menjabarkan setiap tahap proses dan orang/tim yang bertanggung jawab untuk tahap itu, dan sertakan apa yang harus terjadi untuk menyetujui konten dan apa yang terjadi jika tidak diotorisasi.

Catatan: Proses ini bisa memperlambat pembuatan kontenyang positif jika dilakukan dengan serius. Pastikan Anda menentukan strategi untuk mempercepat persetujuan konten karena ini akan menjadi kebutuhan nyata. Dan kegagalan untuk memiliki proses ini akan menyebabkan proses tata kelola konten berantakan sejak awal.

Proses Anda harus mencakup:

 

Proses dan Standar Pembuatan Konten

 

Daftar Periksa Pengembangan Konten

Di masa lalu, kami telah menetapkan persyaratan seperti:

  • Definisi yang jelas tentang siapa (persona atau pelanggan) yang kita buat kontennya. Apakah konten untuk kasus penggunaan satu kali atau penggunaan umum? Apakah informasi dibatasi waktu (misalnya, promosi harian)?
  • Pakar materi pelajaran harus memberikan masukan tentang keakuratan informasi yang disajikan.
  • Konten berbasis teks HARUS terlebih dahulu melewati Grammarly periksa untuk menghindari masalah bahasa yang memalukan.
  • Konten video harus selalu dilengkapi dengan transkrip. Kami cenderung menggunakan Otter.ai karena melakukan pekerjaan yang sangat baik dengan biaya yang masuk akal.
  • Apakah Anda menggunakan pustaka standar aset yang dibuat dan disetujui oleh tim pemasaran atau desain untuk konten gambar? Atau apakah Anda menggunakan alat bantu seperti Canva (yang kita gunakan terus-menerus)?

Gunakan, dan perluas daftar periksa kami (di sebelah kanan) untuk secara konsisten mengikuti proses pembuatan konten sebagai bagian dari praktik terbaik tata kelola konten Anda.

 

Proses Persetujuan Konten

Pastikan Anda memiliki alat bantu yang mendukung alur kerja persetujuan (monday.com, misalnya). Alur kerja persetujuan Anda harus mencakup:

  • Informasi apa yang perlu Anda sajikan kepada pemberi persetujuan?
  • Siapa pemberi persetujuan utama? Cadangan mereka? Dan cadangan mereka?
  • Apa SLA untuk persetujuan? Dengan kata lain, berapa jam atau hari yang dibutuhkan untuk persetujuan?
  • Apa yang terjadi jika konten tidak disetujui?
Proses Publikasi dan Pengiriman
  • Siapa yang membutuhkan akses, dan dari mana mereka perlu mencapainya?
  • Apakah mereka membutuhkannya dalam sistem CRM?
  • Dalam alat pemberdayaan?
  • Dari situs web?
Audit, Ulasan, dan Waktu untuk Hidup

Anda seharusnya sudah menentukan berapa lama konten tersebut valid. Jika Anda melakukannya, bagaimana proses untuk menghapusnya ketika sudah tidak berguna lagi?

Seberapa sering Anda akan meninjau konten? Setiap 90 hari?

Untuk bagian tinjauan dari proses tata kelola konten, pada dasarnya Anda menjalankan kembali langkah-langkah di atas.

Perhatikan bahwa beberapa sistem Enablement yang kami bahas di situs kami dapat mengotomatiskan beberapa praktik dan proses terbaik tata kelola konten. Misalnya:

  • Semua vendor Enablement di situs web kami mendukung pendistribusian konten ke audiens yang tepat melalui perizinan, penandaan, pencarian, dan tingkat kecerdasan buatan.
  • Suka Allego dan SaleshoodBeberapa vendor mengizinkan penjual untuk mengunggah video yang mendemonstrasikan penggunaan konten, sehingga pembuat konten dan UKM dapat lebih memahami bagaimana wawasan mereka diterima dan bagaimana mereka mungkin ingin menyesuaikan informasi dan pesan.
  • Showell memungkinkan Anda menetapkan tanggal kedaluwarsa untuk file dalam sistem.
  • Allego melangkah lebih jauh. Meskipun kami tidak memiliki akses untuk memvalidasi, tim telah berbagi bahwa mereka memiliki kemampuan berikut untuk mengotomatisasi tata kelola konten lebih lanjut (kami telah menyalin dan menempelkan tiga peluru berikut langsung dari tanggapan mereka - dicetak miring di bawah)
    • "Channel Drops" yang terikat waktu untuk menjatuhkan koleksi konten ke berbagai grup penjual dengan irama di mana materi dalam Channel tersedia secara berurutan dari waktu ke waktu bertepatan dengan peluncuran dan pelatihan peluncuran produk, orientasi perwakilan baru, dan integrasi grup penjualan pasca-M&A.
    • Irama peninjauan yang terikat waktu yang memberi tahu anggota tim konten tertentu yang memiliki slide tertentu dalam sistem Allego (atau slide) bahwa sudah waktunya untuk ditinjau.
    • Kadaluwarsa konten yang terikat waktu, di mana potongan-potongan konten diarsipkan secara otomatis dan tersedia selama bertahun-tahun sesuai kebutuhan (dari perspektif peraturan)
  • Kami belum mengidentifikasi kemampuan ini di vendor lain dan akan menghubungi masing-masing vendor untuk melihat bagaimana mereka mendukung tata kelola.

Pemikiran Akhir

Kami berharap kami telah meyakinkan Anda tentang manfaat tata kelola konten untuk tim Anda yang berhadapan dengan pelanggan dan bahwa praktik dan kiat terbaik tata kelola konten telah bermanfaat.

Tinggalkan komentar dan beri tahu kami jika Anda memiliki praktik terbaik tata kelola konten yang ingin Anda bagikan.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.