Manajemen proyek adalah kemampuan penting untuk sukses di seluruh bisnis Anda.

Dan karena pentingnya hal itu, kami ingin menyertakannya dalam liputan kami.

Mari kita mulai dari awal.

Apa itu manajemen proyek?

Manajemen proyek adalah proses perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan serangkaian tugas untuk mencapai tujuan tertentu.

Dan proyek adalah bagaimana setiap bagian bisnis mengatur pekerjaan mereka dan memajukan bisnis.

Metode manajemen proyek yang umum

Ada beberapa metodologi manajemen proyek yang berbeda yang mungkin Anda temui dalam pekerjaan Anda, termasuk:

Manajemen Proyek Air Terjun

Metodologi air terjun adalah pendekatan linier untuk manajemen proyek di mana setiap tugas diselesaikan satu demi satu secara berurutan.

Manajemen Proyek Tangkas

Metodologi agile adalah pendekatan yang lebih fleksibel yang memungkinkan tugas diselesaikan dalam iterasi atau sprint.

Manajemen Proyek Scrum

Scrum adalah metodologi tangkas yang menekankan kerja tim, kolaborasi, dan fleksibilitas.

Manajemen Proyek Kanban

Kanban adalah jenis manajemen proyek di mana tugas-tugas diatur pada papan dan dipindahkan dari satu tahap ke tahap berikutnya saat mereka selesai.

Kanban vs SCRUM

Kanban lebih fokus pada visualisasi tugas dan alur kerja, sementara Scrum lebih fokus pada kerja tim dan kolaborasi. Selain itu, Kanban lebih fleksibel dan mudah beradaptasi, sementara Scrum lebih terstruktur.

Kanban vs Agile

Kanban lebih fokus pada visualisasi tugas dan alur kerja, sedangkan agile lebih fokus pada proses dan Sprint.

Dasar-dasar manajemen proyek

Ada beberapa konsep utama yang harus Anda ketahui mengenai manajemen proyek.

Ini termasuk:

Ruang Lingkup

Ruang lingkup proyek adalah tujuan keseluruhan proyek - tugas-tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan itu.

Garis waktu

Garis waktu proyek adalah jadwal tugas yang perlu diselesaikan untuk memenuhi ruang lingkup proyek.

Anggaran

Anggaran proyek adalah jumlah uang yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek.

Risiko

Risiko proyek adalah masalah potensial yang dapat terjadi selama proyek berlangsung dan mengancam keberhasilannya.

Sumber Daya

Sumber daya proyek adalah orang, material, dan aset lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

15 Praktik Terbaik Manajemen Proyek

Kami mengalami kesulitan mempersempit daftar ini menjadi 15 praktik terbaik manajemen proyek teratas, tetapi inilah dia.

1. Tentukan tujuan proyek

Tanpa sasaran yang jelas, proyek akan mudah keluar jalur.

Ada beberapa pertanyaan yang bisa Anda tanyakan pada diri Anda sendiri untuk membantu Anda menentukan tujuan proyek:

• Apa masalah yang kita coba pecahkan?
• Untuk siapa kita melakukan ini?
• Apa saja hasil yang akan dicapai?
• Kapan kita harus menyelesaikannya?
• Apa kriteria keberhasilan kita?

2. Membuat rencana proyek

Setelah Anda tahu apa tujuan Anda, Anda perlu membuat rencana bagaimana Anda akan mencapainya.

Rencana proyek harus mencakup ruang lingkup, jadwal, anggaran, risiko, dan sumber daya.

Penting juga untuk diingat bahwa rencana proyek tidak ditetapkan di atas batu.

Seiring dengan kemajuan proyek, Anda mungkin perlu mengubah rencana.

Tetapi, memiliki rencana untuk memulai akan membantu menjaga proyek tetap pada jalurnya.

3. Kumpulkan tim proyek

Setelah Anda memiliki tujuan dan rencana untuk proyek tersebut, sekarang saatnya untuk membentuk tim yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.

Tim harus menyertakan orang-orang yang memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Juga penting untuk memastikan bahwa tim beragam dan mencakup campuran kepribadian dan perspektif.

Hal ini akan membantu memastikan bahwa semua sisi masalah dipertimbangkan dan bahwa produk akhirnya adalah yang terbaik.

4. Mendelegasikan tugas

Setelah Anda memiliki tim, saatnya untuk mulai mendelegasikan tugas.

Penting untuk memberikan tugas berdasarkan kekuatan dan kemampuan masing-masing orang.

Hal ini akan membantu memastikan bahwa proyek diselesaikan secara efisien dan efektif.

5. Tetapkan tenggat waktu

Agar proyek tetap pada jalurnya, sangat penting untuk menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas.

Tenggat waktu harus realistis dan dapat dicapai.

Jika suatu tugas membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan, penting untuk mengomunikasikan hal ini kepada tim sehingga mereka dapat melakukan penyesuaian.

6. Lacak kemajuan

Seiring dengan kemajuan proyek, penting untuk melacak kemajuan setiap tugas.

Ini akan membantu Anda mengidentifikasi area di mana proyek tertinggal dari jadwal.

Ini juga akan membantu Anda melihat tugas mana yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan dan mengapa.

7. Mengelola risiko

Seperti halnya proyek apa pun, selalu ada potensi risiko.

Sangat penting untuk mengidentifikasi risiko apa pun sejak dini dan membuat rencana untuk mengelolanya.

Hal ini bisa termasuk menciptakan dana kontingensi atau mengubah ruang lingkup proyek.

8. Berkomunikasi secara teratur

Komunikasi adalah kunci keberhasilan proyek apa pun.

Sangat penting untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka antara tim dan semua pemangku kepentingan lainnya.

Hal ini mencakup hal-hal seperti pertemuan rutin, panggilan telepon, dan pembaruan email.

9. Bersikap fleksibel

Sebaik apa pun rencana Anda, akan selalu ada hal-hal yang tidak Anda duga.

Penting untuk bersikap fleksibel dan membuat perubahan sesuai kebutuhan.

Hal ini bisa mencakup perubahan pada garis waktu, anggaran, atau ruang lingkup proyek.

10. Rayakan tonggak sejarah

Seiring dengan kemajuan proyek, penting untuk merayakan tonggak pencapaian.

Hal ini akan membantu menjaga semua orang tetap termotivasi dan berada di jalur yang benar.

Ini juga merupakan cara yang baik untuk membangun moral tim.

11. Mengelola harapan

Penting untuk mengelola harapan semua pemangku kepentingan di seluruh proyek.

Hal ini termasuk menetapkan tenggat waktu yang realistis, berkomunikasi secara teratur, dan bersikap fleksibel ketika segala sesuatunya berubah.

12. Menangani masalah dengan cepat

Jika ada masalah dengan proyek, penting untuk menanganinya dengan cepat.

Hal ini bisa mencakup hal-hal seperti mengubah ruang lingkup proyek atau menugaskan kembali tugas-tugas.

Semakin cepat masalah diatasi, semakin kecil kemungkinannya akan menyebabkan masalah yang signifikan.

13. Dokumentasikan semuanya

Seiring dengan kemajuan proyek, penting untuk mendokumentasikan segalanya.

Ini mencakup hal-hal seperti keputusan yang dibuat, masalah yang dihadapi, dan perubahan yang dibuat.

Dokumentasi ini akan sangat berharga jika proyek perlu direplikasi di masa mendatang.

14. Selalu memberi informasi kepada semua orang

Sepanjang proyek, penting untuk selalu memberi informasi kepada semua orang tentang kemajuannya.

Hal ini bisa mencakup hal-hal seperti mengirimkan pembaruan rutin atau mengadakan pertemuan.

Penting juga untuk memastikan bahwa setiap orang mengetahui peran mereka dalam proyek.

15. Gunakan alat manajemen proyek yang tepat

Ada beberapa alat bantu berbeda yang bisa Anda gunakan untuk mengelola proyek.

Sangat penting untuk memilih alat yang tepat untuk pekerjaan itu.

Ini bisa mencakup hal-hal seperti perangkat lunak manajemen proyek atau alat kolaborasi online.

Lihat tumpukan teknologi bersertifikat untuk rekomendasi alat bantu.

16. Katakan tidak

Akan ada kalanya perlu mengatakan tidak kepada para pemangku kepentingan.

Hal ini mungkin karena ruang lingkup proyek telah berubah atau karena tenggat waktu tidak realistis.

Sangat penting untuk bersikap tegas dan menjelaskan mengapa keputusan itu dibuat.

17. Mendelegasikan otoritas

Sebagai manajer proyek, Anda akan memiliki banyak tanggung jawab.

Namun demikian, Anda tidak bisa melakukan semuanya sendiri.

Penting untuk mendelegasikan wewenang kepada anggota tim lainnya.

Hal ini akan membantu memastikan bahwa proyek diselesaikan secara efektif.

Apa itu Institut Manajemen Proyek?

The Institut Manajemen Proyek (PMI) adalah organisasi nirlaba yang menyediakan sumber daya dan pelatihan untuk manajer proyek.

Lembaga ini juga menawarkan sertifikasi bagi manajer proyek yang ingin menunjukkan keterampilan dan pengetahuan mereka.

Pemikiran Akhir

Praktik terbaik untuk manajemen proyek yang sukses yang diuraikan di atas akan membantu Anda menjalankan proyek yang sukses.

Namun demikian, penting untuk diingat, bahwa setiap proyek berbeda, dan Anda mungkin perlu menyesuaikan pendekatan Anda seperlunya.

Hal yang paling penting adalah menjaga komunikasi tetap terbuka, fleksibel, dan selalu mengingat tujuan akhirnya.

Anda punya ini.