Votre cadre ultime de gouvernance de contenu pour Enablement

Les équipes en contact avec la clientèle sont sous pression pour produire plus de contenu plus rapidement. L'une des difficultés, parmi d'autres, est que sans stratégie de gouvernance du contenu, vous vous retrouvez avec des piles de ressources qui ne sont pas de marque, qui ne sont pas conformes, qui sont illégales ou qui ont été créées pour des situations uniques.

Dans ce désert de contenu, il est impossible pour vos commerciaux, vos équipes de réussite client et autres de trouver les éléments qu'ils devraient utiliser.

Cette situation est une horrible perte de temps et d'argent !

Dans cet article, nous allons :

  • Expliquer ce que nous entendons par gouvernance de contenu
  • Expliquez pourquoi vous devez mettre en place cette stratégie et ce plan.
  • Partager des conseils pour démarrer

Et tout au long du processus, nous vous suggérons des outils et des plates-formes que vous avez peut-être déjà ou que vous souhaitez envisager d'évaluer pour faire fonctionner votre gouvernance de contenu.

 

Qu'est-ce que la gouvernance de contenu ?

 

Une brève définition de la gouvernance de contenu

La gouvernance de contenu est un cadre, un système, un ensemble de processus et d'outils permettant de gérer le cycle de vie de chaque élément de contenu créé pour vos équipes en contact avec la clientèle.

Il couvre tous les aspects, en commençant par la raison pour laquelle un élément de contenu est nécessaire, en approuvant sa création et en le stockant là où le bon public peut l'utiliser.

Mais cela va plus loin que cela.

Il fixe des règles concernant la fréquence à laquelle le contenu doit être examiné, par qui, et même la durée pendant laquelle les actifs sont nécessaires.

 

Pourquoi avez-vous besoin de la gouvernance de contenu ?

Tout d'abord, pour les vendeurs spécifiquement, passons en revue une quelques statistiques clés.

  • 65% de contenu développé pour les ventes ne sont jamais utilisés
  • 26% des budgets marketing sont consacrés à la création de contenu
  • Les représentants ne passent qu'environ 33% de leur temps à vendre. Le reste est consacré à la recherche et à la création de contenu et à l'exécution de tâches administratives telles que la mise à jour de leur CRM.

Ces statistiques montrent les avantages potentiels de la gouvernance de contenu.

Les entreprises perdent du temps et de l'argent à créer du contenu que personne n'utilise.

Outre les pertes de temps et d'argent, pensez au risque juridique que représente le partage d'un contenu erroné.

Considérez l'impact négatif potentiel sur la marque des prospects qui lisent des messages dépassés et qui ne reflètent plus ce que vous êtes en tant qu'entreprise.

 

Conseils pour démarrer la gouvernance de contenu

Nous espérons qu'à ce stade, vous comprenez les avantages de la gouvernance de contenu.

Comment commencer ?

 

Déterminer les avantages de la gouvernance de contenu pour votre entreprise

Pour déterminer l'utilité de la gouvernance de contenu pour votre entreprise, réunissez les principales parties prenantes du marketing, du produit, du juridique/de la conformité, des ventes, de l'habilitation, des finances et de toute autre partie concernée par votre activité.

Vos avantages comprendront probablement les réponses que nous avons partagées sur les raisons pour lesquelles vous avez besoin de la gouvernance de contenu et des avantages tels que :

  • Amélioration de la qualité du contenu
  • Augmentation de la réutilisation du contenu et du retour sur investissement
  • Une meilleure productivité des ventes
  • Moins de risques pour l'entreprise

Quels avantages de la gouvernance de contenu essayez-vous d'obtenir ?

 

Conseils pour cette partie du processus

Utilisez des outils de collaboration pour gérer ce processus. Envisagez Google Docs, SharePoint ou monday.com pour la collaboration et la gestion de l'effort. Rencontrez-vous régulièrement, mais utilisez vos outils de collaboration, faites circuler les idées et réglez les détails en personne.

 

Définir votre processus de gouvernance de contenu

Créez un document RACI qui détaille chaque étape du processus et les personnes/équipes responsables de cette étape, et indiquez ce qui doit se passer pour approuver le contenu et ce qui se passe en cas de non-autorisation.

Note : Ce processus peut ralentir création de contenuce qui est positif lorsque cela est fait de manière réfléchie. Veillez à définir une stratégie pour accélérer les approbations de contenu, car il s'agit d'un besoin réel. L'absence de ce processus entraînera l'échec du processus de gouvernance du contenu dès le départ.

Votre processus doit inclure :

 

Processus et normes de création de contenu

 

Liste de contrôle pour le développement du contenuDans le passé, nous avons fixé des exigences telles que :

  • Une définition claire de la personne (persona ou client) pour laquelle nous créons le contenu. Le contenu est-il destiné à un cas d'utilisation ponctuel ou à un usage général ? L'information est-elle limitée dans le temps (par exemple, une promotion quotidienne) ?
  • Les experts en la matière doivent donner leur avis sur l'exactitude des informations présentées.
  • Le contenu textuel DOIT d'abord passer un Grammarly vérifiez pour éviter les problèmes linguistiques embarrassants.
  • Le contenu vidéo doit toujours être accompagné d'une transcription. Nous avons tendance à utiliser Otter.ai car il fait un excellent travail pour un coût raisonnable.
  • Utilisez-vous une bibliothèque standard d'actifs créés et approuvés par les équipes de marketing ou de conception pour le contenu des images ? Ou utilisez-vous un outil comme Canva (que nous utilisons constamment) ?

Utilisez et développez notre liste de contrôle (à droite) pour suivre systématiquement un processus de création de contenu dans le cadre de vos meilleures pratiques de gouvernance de contenu.

 

Processus d'approbation du contenu

Assurez-vous de disposer d'un outil qui prend en charge les flux d'approbation (monday.com, par exemple). Votre flux de travail d'approbation devrait inclure :

  • Quelles informations devez-vous présenter aux approbateurs ?
  • Qui est l'approbateur principal ? Son remplaçant ? Et son remplaçant ?
  • Quel est l'accord de niveau de service pour les approbations ? En d'autres termes, combien d'heures ou de jours prend l'approbation ?
  • Que se passe-t-il si le contenu n'est pas approuvé ?
Processus de publication et de livraison
  • Qui a besoin d'un accès, et d'où doivent-ils l'atteindre ?
  • En ont-ils besoin dans le système CRM ?
  • Dans les outils d'habilitation ?
  • Sur le site web ?
Audits, révisions et temps de vie

Vous auriez dû définir la durée de validité du contenu. Si vous l'avez fait, quelle est la procédure pour le retirer lorsqu'il n'est plus utile ?

À quelle fréquence allez-vous revoir le contenu ? Tous les 90 jours ?

Pour la partie révision du processus de gouvernance de contenu, vous exécutez à nouveau les étapes ci-dessus.

Notez que certains des systèmes Enablement que nous couvrons sur notre site peuvent automatiser certains processus et meilleures pratiques de gouvernance de contenu. Par exemple :

  • Tous les fournisseurs de Enablement sur notre site Web prennent en charge la distribution du contenu au bon public par le biais d'autorisations, de balisage, de recherche et d'un certain degré d'intelligence artificielle.
  • Comme Allego et SaleshoodCertains fournisseurs permettent aux vendeurs de télécharger des vidéos illustrant l'utilisation du contenu, de sorte que les créateurs de contenu et les PME puissent mieux comprendre comment leurs idées sont reçues et comment ils peuvent adapter les informations et les messages.
  • Showell vous permet de définir une date d'expiration pour les fichiers du système.
  • Allego va plus loin. Bien que nous n'ayons pas accès à la validation, l'équipe a partagé qu'elle dispose des capacités suivantes pour automatiser davantage la gouvernance de contenu (nous avons copié et collé les trois points suivants directement de leur réponse - en italique ci-dessous)
    • L'envoi de collections de contenu à divers groupes de vendeurs selon un calendrier précis, les documents du canal devenant disponibles de manière séquentielle au fil du temps pour coïncider avec le lancement et la formation des produits, l'intégration des nouveaux représentants et l'intégration des groupes de vendeurs après une fusion.
    • Des cadences de révision limitées dans le temps qui signalent aux membres de l'équipe chargée du contenu qui possèdent une ou plusieurs diapositives dans le système Allego qu'il est temps de les réviser.
    • expirations limitées dans le temps du contenu, les pièces étant archivées automatiquement et disponibles pendant autant d'années que nécessaire (d'un point de vue réglementaire).
  • Nous n'avons pas encore identifié ces capacités chez d'autres fournisseurs et nous nous adresserons à chacun d'eux pour voir comment ils prennent en charge la gouvernance.

Réflexions finales

Nous espérons vous avoir convaincu des avantages de la gouvernance de contenu pour vos équipes en contact avec la clientèle et que les meilleures pratiques et conseils en matière de gouvernance de contenu vous ont été utiles.

Laissez un commentaire et faites-nous savoir si vous avez des bonnes pratiques de gouvernance de contenu à partager.

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