Perimmäinen sisällönhallintakehys Enablement:lle

Asiakaspalvelutiimillä on paineita tuottaa enemmän sisältöä nopeammin. Yksi haaste monien muiden joukossa on se, että ilman sisällönhallintastrategiaa päädytään kasoihin aineistoja, jotka eivät ole brändinmukaisia, vaatimustenvastaisia, laittomia tai jotka on luotu kertaluonteisia tilanteita varten.

Tämä sisällön joutomaa tekee myyntiedustajien, asiakaspalvelutiimien ja muiden tahojen mahdottomaksi löytää ne osat, joita heidän pitäisi käyttää.

Tämä tilanne on kauheaa ajan ja rahan tuhlausta!

Tässä artikkelissa:

  • Selitä, mitä tarkoitamme sisällön hallinnalla
  • Keskustele siitä, miksi tarvitset tätä strategiaa ja suunnitelmaa.
  • Jaa vinkkejä alkuun pääsemiseksi

Lisäksi ehdotamme työkaluja ja alustoja, joita sinulla saattaa jo olla tai joita haluat harkita arvioitavaksi, jotta saat sisällönhallintasi toimimaan.

Mitä on sisällönhallinta?

Sisällönhallinnan lyhyt määritelmä

Sisällönhallinta on kehys, järjestelmä, prosessien joukko ja työkalut, joilla hallitaan jokaisen asiakaskohtaamisryhmille luodun sisällön elinkaarta.

Se kattaa kaikki osa-alueet alkaen siitä, miksi sisältöä tarvitaan, sen luomisen hyväksymisestä ja sen tallentamisesta paikkaan, jossa oikea yleisö voi käyttää sitä.

Se menee kuitenkin pidemmälle.

Siinä asetetaan säännöt sille, kuinka usein ja kenen on tarkistettava sisältö ja jopa sille, kuinka kauan varoja tarvitaan.

Miksi tarvitset sisällönhallintaa?

Tarkastelkaamme ensin myyjien osalta erityisesti seuraavia asioita muutamia keskeisiä tilastoja jonka John, perustajamme, jakaa Trust Enablement:ssä.

  • 65% myyntiä varten kehitetystä sisällöstä ei koskaan käytetä.
  • 26% markkinointibudjetista käytetään sisällön luomiseen.
  • Edustajat käyttävät vain noin 33% ajastaan myyntiin. Loput käytetään sisällön etsimiseen ja luomiseen sekä hallinnollisiin tehtäviin, kuten CRM:n päivittämiseen.

Nämä tilastot osoittavat sisällönhallinnan mahdolliset hyödyt.

Yritykset tuhlaavat aikaa ja rahaa luomalla sisältöä, jota kukaan ei käytä.

Hukkaan menevän ajan ja rahan lisäksi on otettava huomioon vääränlaisen sisällön jakamiseen liittyvä oikeudellinen riski.

Mieti mahdollisia negatiivisia vaikutuksia brändiisi, kun luet vanhentuneita viestejä, jotka eivät enää vastaa sitä, kuka olet yrityksenä.

Vinkkejä sisällönhallinnan aloittamiseen

Toivottavasti ymmärrät tässä vaiheessa sisällönhallinnan edut.

Miten pääset alkuun?

Määritä sisällönhallinnan hyödyt yrityksellesi.

Määrittääksesi sisällönhallinnan hyödyllisyyden yrityksesi kannalta, kokoa yhteen tärkeimmät sidosryhmät markkinoinnista, tuotteista, oikeudesta/vaatimustenmukaisuudesta, myynnistä, käyttöönotosta, taloudesta ja muista yrityksesi kannalta merkityksellisistä sidosryhmistä.

Hyödyt sisältävät todennäköisesti vastaukset, jotka kerroimme siitä, miksi tarvitset sisällönhallintaa, ja esimerkiksi seuraavat hyödyt:

  • Sisällön laadun parantaminen
  • Sisällön uudelleenkäytön ja ROI:n lisääminen
  • Myynnin tuottavuuden parantaminen
  • Vähemmän riskejä liiketoiminnalle

Mitä hyötyjä yrität saavuttaa sisällönhallinnalla?

Vinkkejä prosessin tähän osaan

Käytä yhteistyövälineitä tämän prosessin hallintaan. Harkitse joko Google Docsia, SharePointia tai monday.comia yhteistyötä ja työn hallintaa varten. Tapaa säännöllisesti, mutta käytä yhteistyövälineitäsi, pidä ideat liikkeellä ja sovi yksityiskohdista henkilökohtaisesti.

Määrittele sisällönhallintaprosessi

Luo RACI-asiakirja, jossa eritellään prosessin jokainen vaihe, vaiheesta vastaavat henkilöt/tiimit ja kerrotaan, mitä sisällön hyväksymiseksi on tehtävä ja mitä tapahtuu, jos sitä ei hyväksytä.

Huom: Tämä prosessi voi hidastaa sisällön luominen, mikä on myönteistä, kun se tehdään harkitusti. Varmista, että määrittelet strategian sisällön hyväksynnän nopeuttamiseksi, sillä se on todellinen tarve. Tämän prosessin puuttuminen johtaa siihen, että sisällönhallintaprosessi hajoaa alusta alkaen.

Prosessisi tulisi sisältää:

Sisällön luomisprosessi ja standardit

Sisällön kehittämisen tarkistuslistaAiemmin olemme asettaneet esimerkiksi seuraavia vaatimuksia:

  • Selkeä määritelmä siitä, kenelle (henkilölle tai asiakkaalle) luomme sisältöä. Onko sisältö tarkoitettu kertaluonteiseen vai yleiseen käyttöön? Onko tieto ajallisesti rajattu (esim. päivittäinen kampanja)?
  • Asiantuntijoiden on annettava lausuntonsa esitettyjen tietojen oikeellisuudesta.
  • Tekstipohjaisen sisällön PITÄÄ ensin läpäistä Grammarly tarkista, jotta vältät kiusalliset kieliongelmat.
  • Videosisällön mukana on aina oltava transkriptio. Meillä on tapana käyttää Otter.ai koska se tekee erinomaista työtä kohtuulliseen hintaan.
  • Käytätkö markkinointi- tai suunnittelutiimien luomaa ja hyväksymää vakiokirjastoa kuvasisältöä varten? Vai käytätkö työkalua, kuten Canva (jota käytämme jatkuvasti)?

Käytä ja laajenna tarkistuslistaa (oikealla), jotta voit seurata sisällönluontiprosessia johdonmukaisesti osana sisällönhallinnan parhaita käytäntöjä.

Viikoittaiset Enablement-vinkkimme

Jaamme joka viikko toimintavinkkejä ja muita arvokkaita näkemyksiä. Älä jää paitsi.

    Kunnioitamme yksityisyyttäsi. Peruuta tilaus milloin tahansa.

     

    Sisällön hyväksymisprosessi

    Varmista, että käytössäsi on työkalu, joka tukee hyväksyntätyönkulkuja (monday.com, esimerkiksi). Hyväksyntätyönkulun tulisi sisältää:

    • Mitä tietoja sinun on esitettävä hyväksyjille?
    • Kuka on ensisijainen hyväksyjä? Heidän varahyväksyjänsä? Ja heidän varahenkilönsä?
    • Mikä on hyväksyntöjen SLA? Toisin sanoen, kuinka monta tuntia tai päivää hyväksyntä kestää?
    • Mitä tapahtuu, jos sisältöä ei hyväksytä?
    Julkaisu- ja toimitusprosessi
    • Kuka tarvitsee pääsyä ja mistä heidän on päästävä sinne?
    • Tarvitaanko sitä CRM-järjestelmässä?
    • Aktivointityökaluissa?
    • Verkkosivulta?
    Tarkastukset, arvioinnit ja elinaika

    Sinun olisi pitänyt määritellä aiemmin, kuinka kauan sisältö on voimassa. Jos määrittelit, miten se poistetaan, kun siitä ei ole enää hyötyä?

    Kuinka usein tarkistat sisältöä? 90 päivän välein?

    Sisällönhallintaprosessin tarkistusosassa suoritetaan edellä mainitut vaiheet uudelleen.

    Huomaa, että jotkin sivustollamme käsittelemämme Enablement-järjestelmät voivat automatisoida joitakin sisällönhallinnan parhaita käytäntöjä ja prosesseja. Esimerkiksi:

    • Kaikki sivustollamme olevat Enablement-myyjät tukevat sisällön jakamista oikealle yleisölle käyttöoikeuksien, merkintöjen, haun ja jonkinasteisen tekoälyn avulla.
    • Kuten Allego ja Saleshood, jotkut myyjät antavat myyjien ladata videoita, jotka havainnollistavat sisällön käyttöä, jotta sisällöntuottajat ja pk-yritykset voivat paremmin ymmärtää, miten heidän näkemyksensä otetaan vastaan ja miten he voivat halutessaan mukauttaa tietoja ja viestejä.
    • Showell voit asettaa järjestelmässä oleville tiedostoille vanhentumispäivän.
    • Allego menee vielä pidemmälle. Vaikka meillä ei ole pääsyä validointiin, tiimi on kertonut, että heillä on seuraavat ominaisuudet sisällönhallinnan automatisoimiseksi edelleen (olemme kopioineet ja liittäneet seuraavat kolme luetelmakohtaa suoraan heidän vastauksestaan - kursivoitu alla).
      • Ajallisesti sidotut "kanavapudotukset", joiden avulla voidaan pudottaa sisällön kokoelmia eri myyjäryhmille sellaisella aikataululla, että kanavan materiaalit tulevat saataville peräkkäin ajan mittaan, jotta ne sopivat yhteen tuotteen lanseerauksen ja koulutuksen, uusien edustajien perehdytyksen sekä yrityskauppojen ja yritysostojen jälkeisen myyntiryhmien integroinnin kanssa
      • Aikataulullisesti sidotut tarkistuskerrat, jotka ilmoittavat tietyille sisältötiimin jäsenille, jotka omistavat kyseisen dian Allego-järjestelmässä (tai dioja), että on aika tarkistaa.
      • Sisällön ajallisesti rajoitettu vanheneminen, jolloin osat arkistoidaan automaattisesti ja ovat saatavilla niin monta vuotta kuin on tarpeen (sääntelyn näkökulmasta).
    • Emme ole vielä löytäneet näitä ominaisuuksia muilta toimittajilta, ja aiomme ottaa yhteyttä kaikkiin toimittajiin selvittääksemme, miten ne tukevat hallintoa.

    Lopulliset ajatukset

    Toivomme, että olemme vakuuttaneet sinut sisällönhallinnan eduista asiakaskohtaamisryhmillesi ja että sisällönhallinnan parhaat käytännöt ja vinkit ovat olleet hyödyllisiä.

    Jätä kommentti ja kerro meille, jos sinulla on sisällönhallinnan parhaita käytäntöjä, jotka haluat jakaa.

    Vastaa

    Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.