Projektinhallinta on kriittinen kyky koko liiketoimintasi menestyksen kannalta.

Tämän tärkeyden vuoksi halusimme sisällyttää sen uutisointiimme.

Aloitetaan alusta.

Mitä on projektinhallinta?

Projektinhallinta on prosessi, jossa suunnitellaan, toteutetaan ja seurataan useita tehtäviä tietyn tavoitteen saavuttamiseksi.

Hankkeiden avulla kaikki yrityksen osat organisoivat työnsä ja vievät liiketoimintaa eteenpäin.

Yleiset projektinhallintamenetelmät

Työssäsi saatat törmätä muutamiin erilaisiin projektinhallintamenetelmiin, kuten:

Vesiputous-projektinhallinta

Vesiputousmenetelmä on lineaarinen lähestymistapa projektinhallintaan, jossa jokainen tehtävä suoritetaan peräkkäin peräkkäisessä järjestyksessä.

Ketterä projektinhallinta

Ketterä menetelmä on joustavampi lähestymistapa, jossa tehtävät voidaan suorittaa iteraatioina tai sprintteinä.

Scrum-projektinhallinta

Scrum on ketterä menetelmä, jossa korostetaan tiimityötä, yhteistyötä ja joustavuutta.

Kanban-projektinhallinta

Kanban on eräänlainen projektinhallintatapa, jossa tehtävät järjestetään taululle ja siirretään vaiheesta toiseen sitä mukaa, kun ne valmistuvat.

Kanban vs SCRUM

Kanban keskittyy enemmän tehtävien ja työnkulun visualisointiin, kun taas Scrum keskittyy enemmän tiimityöhön ja yhteistyöhön. Lisäksi Kanban on joustavampi ja mukautuvampi, kun taas Scrum on strukturoidumpi.

Kanban vs. Ketterä

Kanban keskittyy enemmän tehtävien visualisointiin ja työnkulkuun, kun taas ketterä keskittyy enemmän prosessiin ja Sprinttiin.

Projektinhallinnan perusteet

On olemassa muutamia keskeisiä käsitteitä, jotka sinun tulisi tuntea projektinhallinnan osalta.

Näihin kuuluvat:

Laajuus

Hankkeen laajuus on hankkeen yleinen tavoite - tehtävät, jotka on suoritettava tavoitteen saavuttamiseksi.

Aikajana

Projektin aikataulu on aikataulu tehtävistä, jotka on suoritettava projektin laajuuden saavuttamiseksi.

Talousarvio

Hankkeen budjetti on hankkeen toteuttamiseen varattu rahamäärä.

Riskit

Projektiriskit ovat mahdollisia ongelmia, jotka voivat ilmetä projektin aikana ja uhata sen onnistumista.

Resurssit

Projektin resursseja ovat ihmiset, materiaalit ja muut resurssit, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen.

15 Projektinhallinnan parhaat käytännöt

Meidän oli vaikea rajata tätä listaa 15 parhaaseen projektinhallintakäytäntöön, mutta tässä sitä nyt ollaan.

1. Määrittele hankkeen tavoite

Ilman selkeää päämäärää projekti ajautuu helposti harhaan.

Voit kysyä itseltäsi muutamia kysymyksiä, jotka auttavat sinua määrittelemään projektin tavoitteen:

• Mikä on ongelma, jota yritämme ratkaista?
• Ketä varten teemme tämän?
• Mitkä ovat tulokset?
• Milloin tämä on tehtävä?
• Mitkä ovat menestyskriteerimme?

2. Luo projektisuunnitelma

Kun tiedät, mikä tavoitteesi on, sinun on laadittava suunnitelma siitä, miten aiot saavuttaa sen.

Projektisuunnitelman tulisi sisältää laajuus, aikataulu, budjetti, riskit ja resurssit.

On myös tärkeää muistaa, että projektisuunnitelma ei ole kiveen hakattu.

Projektin edetessä suunnitelmaa voidaan joutua muuttamaan.

Suunnitelman laatiminen auttaa kuitenkin pitämään projektin aikataulussa.

3. Projektiryhmän kokoaminen

Kun sinulla on projektin tavoite ja suunnitelma, on aika koota tiimi, joka vastaa projektin toteuttamisesta.

Ryhmään tulisi kuulua henkilöitä, joilla on tarvittavat taidot ja tiedot hankkeen loppuun saattamiseksi.

On myös tärkeää varmistaa, että tiimi on monipuolinen ja että siinä on erilaisia persoonia ja näkökulmia.

Näin voidaan varmistaa, että kaikki näkökohdat otetaan huomioon ja että lopputulos on paras mahdollinen.

4. Tehtävien delegointi

Kun olet saanut tiimisi kasaan, on aika aloittaa tehtävien delegointi.

On tärkeää jakaa tehtävät kunkin henkilön vahvuuksien ja kykyjen mukaan.

Tämä auttaa varmistamaan, että hanke saadaan päätökseen tehokkaasti ja tuloksellisesti.

5. Aseta määräajat

Jotta projekti pysyisi aikataulussa, on tärkeää asettaa jokaiselle tehtävälle määräajat.

Määräajan on oltava realistinen ja saavutettavissa.

Jos jokin tehtävä kestää odotettua kauemmin, on tärkeää ilmoittaa tästä tiimille, jotta he voivat tehdä muutoksia.

6. Seuraa edistymistä

Projektin edetessä on tärkeää seurata kunkin tehtävän edistymistä.

Tämä auttaa sinua tunnistamaan alueet, joilla hanke on jäämässä aikataulusta jälkeen.

Sen avulla näet myös, mitkä tehtävät vievät odotettua kauemmin ja miksi.

7. Riskien hallinta

Kuten mihin tahansa hankkeeseen, myös hankkeeseen liittyy aina mahdollisia riskejä.

On tärkeää tunnistaa riskit varhaisessa vaiheessa ja laatia suunnitelma niiden hallitsemiseksi.

Tähän voi sisältyä vararahaston luominen tai hankkeen laajuuden muuttaminen.

8. Kommunikoi säännöllisesti

Viestintä on avainasemassa kaikissa onnistuneissa hankkeissa.

On tärkeää pitää viestintälinjat auki tiimin ja kaikkien muiden sidosryhmien välillä.

Tähän kuuluvat esimerkiksi säännölliset kokoukset, puhelut ja sähköpostipäivitykset.

9. Ole joustava

Vaikka suunnittelisit kuinka hyvin, aina tulee asioita, joita et osannut odottaa.

On tärkeää olla joustava ja tehdä muutoksia tarpeen mukaan.

Tämä voi sisältää muutoksia aikatauluun, budjettiin tai hankkeen laajuuteen.

10. Juhli virstanpylväitä

Projektin edetessä on tärkeää juhlia virstanpylväitä.

Tämä auttaa pitämään kaikki motivoituneina ja oikealla tiellä.

Se on myös hyvä tapa rakentaa tiimin moraalia.

11. Hallitse odotuksia

On tärkeää hallita kaikkien sidosryhmien odotuksia koko projektin ajan.

Tähän kuuluu realististen määräaikojen asettaminen, säännöllinen yhteydenpito ja joustavuus asioiden muuttuessa.

12. Käsittele ongelmat nopeasti

Jos hankkeessa ilmenee ongelmia, ne on käsiteltävä nopeasti.

Tähän voi sisältyä esimerkiksi projektin laajuuden muuttaminen tai tehtävien uudelleen jakaminen.

Mitä nopeammin ongelmaan puututaan, sitä epätodennäköisemmin se aiheuttaa merkittäviä ongelmia.

13. Dokumentoi kaikki

Projektin edetessä on tärkeää dokumentoida kaikki.

Tämä sisältää esimerkiksi tehdyt päätökset, kohdatut ongelmat ja tehdyt muutokset.

Tämä dokumentaatio on korvaamaton, jos hanke on toistettava tulevaisuudessa.

14. Pidä kaikki ajan tasalla

Koko hankkeen ajan on tärkeää pitää kaikki ajan tasalla hankkeen edistymisestä.

Tähän voi kuulua esimerkiksi säännöllisten päivitysten lähettäminen tai kokousten pitäminen.

On myös tärkeää varmistaa, että kaikki tietävät oman roolinsa projektissa.

15. Käytä asianmukaisia projektinhallintavälineitä

On olemassa useita eri työkaluja, joita voit käyttää projektien hallintaan.

On tärkeää valita oikea työkalu työhön.

Tähän voi kuulua esimerkiksi projektinhallintaohjelmistoja tai verkkoyhteistyövälineitä.

Katso meidän sertifioitu tekninen pino työkalusuosituksia varten.

16. Sano ei

Joskus on tarpeen sanoa ei sidosryhmille.

Tämä voi johtua siitä, että hankkeen laajuus on muuttunut tai että määräaika ei ole realistinen.

On tärkeää olla tiukka ja selittää, miksi päätös on tehty.

17. Toimivallan siirtäminen

Projektipäällikkönä sinulla on paljon vastuuta.

Kaikkea ei kuitenkaan voi tehdä itse.

On tärkeää delegoida toimivaltaa muille tiimin jäsenille.

Tämä auttaa varmistamaan, että hanke saadaan tehokkaasti päätökseen.

Mikä on Project Management Institute?

The Projektinhallintainstituutti (PMI) on voittoa tavoittelematon organisaatio, joka tarjoaa resursseja ja koulutusta projektipäälliköille.

Se tarjoaa myös sertifiointia projektipäälliköille, jotka haluavat osoittaa taitonsa ja tietonsa.

Lopulliset ajatukset

Edellä esitetyt onnistuneen projektinhallinnan parhaat käytännöt auttavat sinua toteuttamaan onnistuneen projektin.

On kuitenkin tärkeää muistaa, että jokainen hanke on erilainen, ja sinun on ehkä mukautettava lähestymistapaa tarpeen mukaan.

Tärkeintä on pitää viestintä avoimena, olla joustava ja pitää aina päämäärä mielessä.

Sinulla on tämä.