La precisión de las previsiones de ventas, la capacidad de una organización de ventas para estimar con exactitud el número de ventas que cerrará en un periodo determinado, es un excelente indicador del éxito y del crecimiento probable de su negocio.

¿Por qué?

Los responsables de las empresas no pueden presupuestar sin conocer el flujo de efectivo que entra en la empresa debido a los ingresos por ventas.

En el caso de los productos físicos, se corre el riesgo de que haya demasiadas existencias atascadas en las estanterías de los almacenes o de que haya muy pocas disponibles para satisfacer la demanda de ventas.

Las previsiones de ventas inexactas son una sentencia de muerte para su negocio.

Junto con la eficiencia y la productividad de las ventas, la previsión precisa es una de las principales medidas que las empresas pueden utilizar para comprender la escalabilidad de su negocio.

Aunque puede leer un resumen de los tres KPI en nuestro artículo en profundidad sobre Enablement métricaEn este artículo vamos a profundizar en la previsión de ventas, abarcando:

• ¿Qué es una previsión de ventas?
• ¿Cuáles son los métodos estándar utilizados para la previsión de ventas?
• ¿Cuáles son los problemas de una mala previsión?
• ¿Qué es la precisión de las previsiones de ventas?
• ¿Cómo se mide la precisión?
• ¿Qué es el modelo de precisión de las previsiones Trust Enablement?
• ¿Cómo puede mejorar la precisión de las previsiones de ventas con la habilitación?
• Comportamientos de ventas que conducen a una mala previsión

¿Qué es una previsión de ventas?

Una previsión de ventas estima el número de ventas realizadas en un periodo determinado.

Los representantes de ventas individuales deben aprender a proyectar sus ventas. Los directores de ventas y otros líderes de ventas deben aprender a hacerlo para sus equipos. En última instancia, el director general llevará la previsión global del director de ingresos y la presentará al consejo de administración y, en el caso de las empresas públicas, a los accionistas.

¿Cuáles son los métodos estándar utilizados para la previsión de ventas?

Hay varios métodos diferentes utilizados por los equipos para crear una previsión de ventas.

Estos métodos incluyen:

• • Previsión de la tubería
  • Duración del acuerdo
  • La mejor suposición
  • Datos históricos

Hay otros métodos, por supuesto, a menudo creados como una combinación de estos otros métodos de proyección.

Para este artículo, vamos a centrarnos en estos tres.

Previsión de la tubería

Con este método de previsión, a cada etapa de la operación se le asigna una probabilidad de llegar a una operación cerrada y ganada.

En el siguiente ejemplo, utilizaremos un modelo demasiado simplificado:

• Llamada de descubrimiento programada: 5%
• Demostración entregada: 40%
• Trámites para la adquisición: 80%

Podemos utilizar estas probabilidades en todas las operaciones abiertas para hacer una previsión. Una vez más, para simplificar, veamos una operación por valor de $100.000 en la que la fase actual ha llegado a Demo Delivered.

Preveríamos el valor del acuerdo como:

(100,000*0.4) = $40,000

Por supuesto, la previsión de los oleoductos y gasoductos plantea algunos problemas, pero los más comunes son los siguientes

• No tiene en cuenta la duración media de los acuerdos desde una etapa hasta el punto en que se gana el acuerdo. Por ejemplo, el ciclo medio de las operaciones desde la entrega de la demostración hasta el cierre de la operación es de nueve meses, por lo que no debería prever estos ingresos en la semana/mes/trimestre actual.
• Las probabilidades del escenario no suelen crearse a partir de datos reales. Al menos una vez al año, revise las operaciones del año anterior (o dos) para determinar las probabilidades reales y actualice su modelo.
• Los cambios en las fases de las operaciones se producen con regularidad. Si utilizas la previsión de la cartera de pedidos, asegúrate de que actualizas tu previsión semanal o bimensualmente para que sea precisa.

Si se enfrenta a estos retos, la previsión de tuberías puede ser una buena opción para su empresa.

Duración media de los acuerdos

Este enfoque no es significativamente mejor que el anterior.

Observamos la media duración del ciclo de negociación en las ventas previsión del ciclo y restar el tiempo actual de cada operación en el embudo.

Como ejemplo sencillo, si la duración media de tus operaciones es de diez meses, y tienes una operación de cien mil dólares en la que llevas trabajando diez meses, le darías un valor de previsión de 50%.

(100,000*0.5) = $50,000.

Al igual que la previsión de la etapa de oportunidad, este modelo se queda corto debido a la falta de modelización basada en datos. Por lo menos una vez al año, hay que ver la probabilidad de cierre en función de la cantidad de tiempo en el ciclo de ventas.

Puede que descubra que las operaciones tienen una probabilidad 70% de cerrarse a los cinco meses, y utilice esta información para mejorar sus modelos.

La mejor suposición

Las previsiones intuitivas sólo son adecuadas cuando no se dispone de ningún dato histórico: son puras conjeturas y corazonadas de cada vendedor.

En una nueva empresa, por ejemplo, a punto de crear su primera previsión, lo que se tiene son conjeturas inteligentes.

Sin embargo, a medida que el proceso de previsión madura junto con el negocio, hay que ser consciente de este enfoque. Puede arriesgarse a que sus ventas sean poco precisas al principio; a veces no tiene más remedio. Pero, si sus procesos de previsión no cambian a métodos más precisos, espere estar buscando un nuevo rol de ventas más pronto que tarde.

Un director de ventas que no puede hacer una predicción precisa necesita aprender a hacerlo o encontrar otro papel.

Datos históricos

Este enfoque para crear una previsión de ventas también tiene sus pros y sus contras. Se puede perder rápidamente de vista la estacionalidad, los cambios del mercado y otras cosas que invalidan la comparación. Comparar manzanas con naranjas no funciona.

Sin embargo, el uso de datos históricos de ventas, a menudo extraídos de sus sistemas CRM por su equipo de ingresos u operaciones de ventas, puede aumentar significativamente la precisión de sus previsiones.

En general, se toman los datos de los periodos anteriores, se tiene en cuenta el crecimiento previsto y se obtienen las ventas previstas.

Por ejemplo, si usted tuvo ventas por un total de $1,5 millones en el tercer trimestre de 2020, está viendo un crecimiento de 5% interanual en lo que va de año, podría prever el tercer trimestre de 2021 como:

(1,500,000*1.05) = $1,575,000

Problemas con las previsiones inexactas

Las previsiones inexactas pueden dar lugar a resultados negativos como:

• Objetivos de ventas no alcanzados
• Decepción en el mercado y bajada de los precios de las acciones
• Reducción de la moral de los empleados
• Rentabilidad menor o negativa

Las previsiones inexactas pueden dar lugar a resultados negativos como:

• Despidos de empleados: desde la primera línea hasta la suite ejecutiva
• Los clientes se cambian a la competencia por la pérdida de confianza en su empresa
• La presión de los inversores, de Wall Street o del capital riesgo

Las previsiones inexactas pueden dar lugar a resultados negativos como el fracaso de la empresa.

Por eso es importante crear previsiones más precisas.

¿Qué es la precisión de las previsiones de ventas?

La precisión de la previsión de ventas refleja su capacidad histórica para predecir el número de ventas que cerrará en un periodo determinado.

Muchas empresas realizan sus previsiones por trimestres, utilizando puntos de control semanales y mensuales para ajustarlas a medida que avanza el trimestre.

¿Sabía que más de 68% de las empresas informan de que han incumplido sus previsiones de ventas en al menos 10%?

Cómo se calcula la precisión de las previsiones de ventas

Para este ejemplo, utilizaremos datos trimestrales.

• Al principio del trimestre, proporcione su previsión inicial (FORECAST)
• Al final del trimestre, documente el valor de las operaciones ganadas (FINAL).
• Registre la diferencia de valor en dólares entre la PREVISIÓN y la FINAL (DIFF) al final del trimestre.

La fórmula para la precisión de las previsiones de ventas es:

((1-(DIFERENCIA/PREVISIÓN))*100)

Si empezamos el trimestre con una previsión de $100.000 y cerramos con $105.000 en ventas, la precisión de nuestra previsión de ventas es como:

((1-(5,000/100,000))*100) = 95%.

Nota:  La precisión de la previsión de ventas no puede ser un número negativo.

Fácil, ¿verdad?

El modelo de precisión de las previsiones Trust Enablement

Basándonos en varios estudios de investigación, sabemos que pocas previsiones son precisas dentro de un margen de error aceptable.

Por supuesto, nunca hará una proyección perfecta, pero hemos creado un modelo sencillo para ayudarle a juzgar lo bien que lo está haciendo: El modelo de precisión de las previsiones Trust Enablement.

Basándose en la precisión de sus previsiones en los últimos cuatro trimestres, tome el nivel más bajo de precisión para determinar en qué punto de la escala de madurez se encuentra.

• La clase mundial está dentro de 10%
• Elite está dentro de 20%
• La media está dentro de 30%
• Pobre es dentro de 40%
• El azar es algo peor que 40%.

¿Cómo te fue?

¿Cómo se mejora?

Cómo puede ayudarle Enablement a mejorar la precisión de las previsiones de ventas

Enablement puede proporcionarle las herramientas y los procesos para mejorar la precisión de las previsiones de ventas.

El Enablement debe asociarse con las operaciones y los equipos de cara al cliente implicados en cada punto de contacto con el cliente. En estos puntos del viaje:

• Las previsiones de ventas deben revisarse y actualizarse a medida que las operaciones avanzan por estas etapas. Esto se aplica a todos los métodos de previsión (por ejemplo, la previsión de la cartera).
• Debe analizar los datos de ventas para perfeccionar las técnicas de estimación estándar, asegurándose de que su proceso de previsión sigue mejorando a medida que cada cliente o prospecto avanza en su recorrido.

La estimación de las ventas futuras es compleja, y los equipos deben colaborar en cada contacto para identificar las tendencias que afectan a la capacidad de realizar una estimación precisa.

Acordar el modelo de previsión

En demasiadas empresas, muchas personas ajenas al líder de ventas no entienden la previsión de ventas. Asegúrese de que todos los miembros de su equipo de salida al mercado tienen claro el modelo utilizado, cómo funciona, qué se espera de cada uno para garantizar una previsión precisa y por qué es importante una previsión precisa.

Los equipos de Enablement y de operaciones deben formar, reforzar y documentar todo para que tanto los vendedores veteranos como los novatos lo tengan muy claro.

Publicitar la previsión

La previsión no es un secreto de Estado.

Publicar las estimaciones actuales y los ajustes realizados.

Las empresas sólo pueden mejorar su método de previsión cuando las previsiones son visibles y pueden ser analizadas por todos los implicados.

Analizar la previsión

Revisar las previsiones de todos los directivos y colaboradores individuales. Basándose en el modelo utilizado, señale las oportunidades de mejora.

¿Cómo se compara la probabilidad de llegar a la victoria cerrada con la media de cada representante, vendedor y producto?

Para todo lo siguiente, considere:

• ¿Qué formación se necesita para alcanzar la media o superior?
• ¿Qué tipo de entrenamiento podría ayudar?
• ¿Contenido?
• ¿Se siguen y aplican los procesos?

Previsión de la tubería

Si la probabilidad en la fase de entrega de la demostración es de 40%, ¿tiene vendedores, equipos de ventas completos o productos mucho más bajos?

Duración del acuerdo

Si la duración de la venta media es de nueve meses, ¿tiene vendedores, equipos de ventas completos o productos muy inferiores?

La mejor suposición

¿Son algunos vendedores y líderes mejores para leer las hojas de té de las previsiones?

Datos históricos

¿Algunos representantes tienen más dificultades en diferentes periodos que otros? ¿Sus clientes son más estacionales?

Sales Enablement puede desempeñar un papel fundamental en la mejora de la precisión de las previsiones. Al asociarse con los equipos de operaciones y de cara al cliente, la habilitación puede proporcionar las herramientas y los procesos necesarios para mejorar la precisión. Además, la habilitación debe revisar y analizar continuamente los datos para perfeccionar las técnicas de estimación. Su empresa puede ascender en la escala de madurez y mejorar la precisión de las previsiones de ventas con estos esfuerzos. ¿Existen otros métodos de previsión de ventas como la previsión de media móvil?

¿Cómo se compara su empresa con la media?

¿Cuál es la precisión de sus previsiones para productos, vendedores y equipos de ventas?

¿Cuáles son las oportunidades de mejora?

Sales Enablement puede desempeñar un papel fundamental en la mejora de la precisión de las previsiones. Al asociarse con los equipos de operaciones y de cara al cliente, la habilitación puede proporcionar las herramientas y los procesos necesarios para mejorar la precisión.

Dos comportamientos de ventas que afectan a la previsión

El "Sandbagging" y el "happy ears" son dos comportamientos de ventas demasiado comunes que afectan negativamente a su capacidad para crear previsiones fiables.

¿Qué es el sandbagging en las ventas?

El "sandbagging" en las ventas se produce cuando un representante decide no añadir una operación a la previsión del CRM o simplemente no añadirla como una operación que probablemente se cerrará en un periodo determinado.

En otras palabras, el "sandbagging" elimina la presión de cerrar la operación, pero proporciona una enorme ventaja al representante, ya que parece haber hecho magia para llevar la oportunidad al trimestre.

A todo el mundo le gusta ser un héroe.

Cuando veas que tus vendedores hacen esto, aplástalo. No necesita héroes. Necesitas vendedores que sean fiables, predecibles y con éxito.

¿Qué son las orejas felices?

Las orejas felices suelen producirse con representantes inexpertos que identifican falsamente las operaciones como listas para cerrarse, escuchando sólo las noticias positivas y pasando por alto las señales de que la oportunidad podría estar en problemas.

Orejas Felices parece un nuevo personaje de Disney. Todo lindo y adorable y viviendo con Blancanieves.

Las orejas felices no son ni bonitas ni deseables en un equipo de ventas.  

Cuando veas los oídos felices, entrena y capacita al representante para que tenga mejores conversaciones de descubrimiento, edúcalo para que haga mejores preguntas y ayúdalo a entender las señales positivas y negativas dentro del trato.

Nota: Las orejas felices y el "sandbagging" en las ventas hacen saltar por los aires las previsiones, tanto si se utiliza el pipeline forecasting como cualquier otro método. Cuando los veas, ponles fin inmediatamente.

Tecnología de previsión de ventas - El CRM adecuado