¿Se pregunta cómo preparar una reunión de ventas? Desde la llamada previa hasta el seguimiento de la reunión, pasando por la entrega, hemos creado este artículo para ayudarle a tener éxito.

En este artículo, compartiremos cómo:

• Determinar y definir el objetivo principal
• Planearlo - también conocido como la reunión de planificación previa a la llamada
• Establezca una agenda clara
• Tener reuniones de ventas productivas
• Desarrollar un plan de acción claro

Antes de entrar en materia, vamos a aclarar lo que entendemos por reunión de ventas para este artículo.

Nota: Fijación de citas puede ser un reto; consulta este artículo de MobileMonkey sobre la fijación de citas.

¿Qué es una reunión de ventas?

Una reunión de ventas es una conversación presencial o virtual entre vendedores de soluciones y clientes potenciales que buscan ayuda para resolver retos empresariales específicos.

Cómo preparar una reunión de ventas

Pregúntate, ¿por qué tenemos esta reunión?

Esta fase previa a la llamada es esencial. Con demasiada frecuencia, una reunión podría ser un correo electrónico. O una reunión de una hora podría haberse hecho en 15 minutos.

Cada reunión debe tener un objetivo claro: sus clientes potenciales y su equipo de ventas no pueden permitirse perder el tiempo.

Para determinar el objetivo principal habrá que conocer el tipo de empresa que es, en qué punto del año o del proceso de ventas se encuentra y si tiene nuevos productos y servicios en producción.

Algunos ejemplos de objetivos primarios son:

• Para una primera reunión de ventas, puede ser una buena idea mantener una reunión breve y utilizarla para presentarse a sí mismo, a su empresa y para aprender un poco sobre la empresa del cliente potencial.
• Para ponerle al día sobre un nuevo producto o servicio, hable de los nuevos servicios y productos en desarrollo que sabe que son relevantes para sus retos empresariales.
• Los cambios en su sector, tienen una reunión para hacer una lluvia de ideas y hablar de posibles soluciones.
• A revisión trimestral de la actividad donde se habla de los progresos realizados desde que el cliente desplegó su solución es potente.

Recuerda: Siempre crea valor para su cliente potencial e, idealmente, encaja en su ciclo de ventas de manera que ayuda a los acuerdos a pasar de un paso al siguiente.

Ahora, cree un plan para cada reunión

Todo el mundo está demasiado ocupado para asistir a reuniones de ventas que carecen de una estructura y un objetivo claros.

Usted definió un objetivo más arriba; ahora pregúntese, para lograr este objetivo, ¿quién tiene que asistir?

Dependiendo de su objetivo, varios miembros de una u otra empresa pueden ser apropiados.

Para ayudar a cada persona a decidir si es necesaria (frente a la simple lectura de un resumen por correo electrónico), asegúrese de explicar claramente en el correo electrónico el objetivo y las expectativas de la reunión.

De este modo, todos podrán dar su opinión, hacer preguntas, perfeccionar el orden del día y garantizar que todo el proceso se desarrolle sin problemas.

Y envía un recordatorio de la cita el día anterior.

Oh... espera, aún no hemos preparado nuestra agenda.

Establecer el contrato por adelantado (Pre-llamada - Cómo establecer una agenda clara)

Durante este proceso, es fundamental establecer un orden del día claro para las reuniones.

Si el objetivo de la reunión es hablar de un nuevo producto, hay que determinar qué es lo que hay que tratar y quién tiene la capacidad y los conocimientos necesarios para compartir esas ideas.

Para ello, esboza brevemente los temas que se van a tratar y quién será el responsable de informar sobre ellos.

Nota: Esta preconferencia debe ser colaborativa. Al planificar las reuniones de ventas, el vendedor y su contacto en la empresa deben sentarse y acordar los temas con antelación.

Además de establecer un plan claro, fije un límite de tiempo para la duración de la reunión.

Algunos vendedores se refieren a esto como el contrato por adelantado.

Un contrato inicial es un acuerdo entre el comprador y el vendedor sobre el objetivo, el orden del día y las funciones que desempeñará cada parte durante una reunión de ventas.

Tómese un minuto para ver este vídeo de Aaron Evans, en el que comparte sus ideas sobre cómo debe enfocar su equipo de ventas el establecimiento de una agenda para las reuniones con un cliente potencial.

Como señala Aaron sobre esta agenda de reuniones de ventas de planificación previa a la llamada, ellos:

• Establecer el tono adecuado: Los órdenes del día de las reuniones de ventas permiten a los participantes saber que hay un propósito comercial legítimo para la reunión. Todos los miembros deben estar preparados para debatir temas específicos y alcanzar el objetivo de la reunión.
• Identificar los temas de debate: El orden del día de la reunión de ventas permite que los asistentes sepan que deben incluir a varios miembros del equipo. Dé a su equipo y al de ellos tiempo para prepararse.
• Mantenga a todo el mundo centrado: Las agendas de las reuniones de ventas pueden centrar a los participantes de una manera que la orientación verbal no puede. Es más probable que los equipos permanezcan centrados en lo que hay que lograr durante la reunión, lo que les permite ayudar a conducir cada discusión hacia una conclusión.
• Elimine las excusas: La agenda de las reuniones de ventas elimina las excusas. Cada miembro del equipo sabe lo que se va a tratar: venga preparado.

Cómo tener una reunión productiva

Comienza la reunión a tiempo. Terminar la sesión a tiempo (o antes si el tiempo extra no es necesario).

Una gran reunión de ventas se centra en la consecución de su objetivo, lo que permite a los miembros del equipo de ambas empresas comprender sus próximos pasos y ponerse en marcha con sus días.

Con la ayuda de tu plan, tienes que mantenerte en el tema. En una reunión de ventas productiva, hay que reducir al mínimo las divagaciones y tangentes.

Si se producen conversaciones paralelas, documéntalas y establece una reunión de seguimiento para centrarse en ese nuevo tema.

Conclusión de la reunión de ventas - Definición de los próximos pasos

La parte final de tener reuniones de ventas productivas es establecer un plan de acción claro al salir de la reunión.

Deberá establecer compromisos y plazos, enviar notas de reunión y hacer un seguimiento de los compromisos.

Establezca compromisos y plazos después de discutir cada tema de su plan. Para ello, asigna obligaciones y plazos específicos a los miembros del equipo cuando sea necesario.

Un día después de la reunión, envíe las notas de la misma. Las notas de la reunión deben incluir:

• Las principales conclusiones.
• Lo que se discutió durante la reunión de ventas
• Elementos de acción, claridad en cuanto a los miembros del equipo responsables y fechas de vencimiento
• Cualquier enlace o archivo adjunto para cualquier documento o recurso relevante.

Haga un seguimiento de los compromisos antes de la fecha de vencimiento. Demuestre a sus clientes potenciales que no solo puede cumplir sus compromisos, sino que se esforzará por ir más allá siempre que sea posible.

Reflexiones finales sobre las grandes reuniones de ventas

No olvide mantener a su jefe de ventas al corriente de la evolución de los clientes potenciales y de cómo piensa utilizar las reuniones de ventas para hacer avanzar cada operación.

Además, los equipos de ventas y de marketing deben celebrar reuniones periódicas o, al menos, proporcionar información actualizada, para que el departamento de marketing pueda saber qué materiales se necesitan en función de lo que resuene en los clientes y los posibles clientes.

Las grandes reuniones de ventas son el resultado de una excelente planificación previa a la llamada, la coordinación y la colaboración entre todas las partes. De lo contrario, no se producen.

Considere la preparación, la realización y el seguimiento de las reuniones como habilidades de venta que debe trabajar y mejorar. Si lo haces, te llegarán más clientes potenciales, se cerrarán más tratos y puede que a tu jefe de ventas le encante tu trabajo.

¿Le interesa saber cómo organizar reuniones de ventas eficaces con algunas de las últimas tecnologías disponibles?

A continuación, algunos artículos de nuestro equipo centrados en la celebración de una gran reunión de ventas utilizando tecnologías específicas.

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• Pipedrive
• SalesHood
• Data Dwell
• Showell