Su marco de gobierno de contenidos definitivo para Enablement

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Los equipos orientados al cliente están bajo la presión de producir más contenido con mayor rapidez. Uno de los retos, entre muchos otros, es que sin una estrategia de gobernanza de contenidos, se acaban acumulando activos que no son de marca, no cumplen la normativa, son ilegales o se crean para situaciones puntuales.

Este páramo de contenido hace imposible que sus representantes de ventas, equipos de éxito del cliente y otros encuentren las piezas que deberían utilizar.

Esta situación es una horrible pérdida de tiempo y dinero.

En este artículo, lo haremos:

  • Explicar qué entendemos por gobernanza de los contenidos
  • Discutir por qué necesita esta estrategia y plan en su lugar
  • Compartir consejos para empezar

Y a lo largo de todo el documento, se sugieren herramientas y plataformas que quizás ya tenga o quiera considerar evaluar para que su gobierno de contenidos funcione.

¿Qué es la gobernanza de los contenidos?

Breve definición de la gobernanza de los contenidos

La gobernanza de contenidos es un marco, un sistema, un conjunto de procesos y herramientas para gestionar el ciclo de vida de todos los contenidos creados para sus equipos de cara al cliente.

Abarca todos los aspectos, empezando por POR QUÉ se necesita un contenido, aprobando su creación y almacenándolo en un lugar donde el público adecuado pueda utilizarlo.

Sin embargo, va más allá.

Establece normas sobre la frecuencia con la que deben revisarse los contenidos y por quién, e incluso sobre el tiempo que se necesitan los activos.

¿Por qué necesita la gobernanza de contenidos?

En primer lugar, para los vendedores específicamente, vamos a revisar un algunas estadísticas clave que John, nuestro fundador, comparte en Trust Enablement.

  • 65% de los contenidos desarrollados para la venta nunca se utilizan
  • 26% de los presupuestos de marketing se destinan a la creación de contenidos
  • Los representantes sólo dedican un 33% de su tiempo a vender. El resto lo dedican a buscar y crear contenidos y a realizar tareas administrativas como la actualización de su CRM.

Estas estadísticas muestran los beneficios potenciales de la gobernanza de contenidos.

Las empresas pierden tiempo y dinero creando contenidos que nadie utiliza.

Además de la pérdida de tiempo y de dinero, hay que tener en cuenta el riesgo legal de compartir un contenido erróneo.

Considere el posible impacto negativo de la marca en los clientes potenciales que leen mensajes obsoletos y que ya no reflejan quién es usted como empresa.

Consejos para empezar a gobernar los contenidos

Esperamos que a estas alturas comprenda las ventajas de la gobernanza de contenidos.

¿Cómo se empieza?

Determine los beneficios del gobierno de contenidos para su empresa

Para determinar la utilidad del gobierno de los contenidos para su empresa, reúna a las principales partes interesadas de las áreas de marketing, producto, legal/cumplimiento, ventas, habilitación, finanzas y cualquier otra relevante para su negocio.

Sus beneficios probablemente incluirán las respuestas que compartimos sobre por qué necesita la gobernanza de contenidos, beneficios como:

  • Mejora de la calidad de los contenidos
  • Aumento de la reutilización de contenidos y del retorno de la inversión
  • Mejora de la productividad de las ventas
  • Menos riesgo para la empresa

¿Qué beneficios de la gobernanza de los contenidos está tratando de conseguir?

Consejos para esta parte del proceso

Utilice herramientas de colaboración para gestionar este proceso. Considere Google Docs, SharePoint o monday.com para la colaboración y la gestión del esfuerzo. Reúnete con regularidad, pero utiliza tus herramientas de colaboración, haz que las ideas fluyan y fija los detalles en persona.

Defina su proceso de gobierno de contenidos

Cree un documento RACI que desglose cada etapa del proceso, las personas/equipos responsables de esa etapa, e incluya lo que debe suceder para aprobar el contenido y lo que sucede cuando no se autoriza.

Nota: Este proceso puede ralentizar creación de contenidosLo cual es positivo cuando se hace de forma reflexiva. Asegúrese de definir una estrategia para agilizar la aprobación de contenidos, ya que será una necesidad real. Y si no se cuenta con este proceso, el proceso de gobernanza de los contenidos se desmoronará desde el principio.

Su proceso debe incluir:

Proceso de creación de contenidos y normas

Lista de control para el desarrollo de contenidosEn el pasado, hemos establecido requisitos como:

  • Una definición clara de quién (persona o cliente) está creando el contenido. ¿El contenido es para un caso de uso único o de uso general? ¿La información está limitada en el tiempo (por ejemplo, una promoción diaria)?
  • Los expertos en la materia deben contribuir a la exactitud de la información presentada.
  • Los contenidos basados en texto DEBEN pasar primero por un Grammarly comprobar para evitar problemas lingüísticos embarazosos.
  • Los contenidos de vídeo deben ir siempre acompañados de una transcripción. Solemos utilizar Otter.ai ya que hace un excelente trabajo por un coste razonable.
  • ¿Utiliza una biblioteca estándar de activos creada y aprobada por los equipos de marketing o de diseño para el contenido de las imágenes? ¿O utiliza una herramienta como Canva (que usamos constantemente)?

Utilice y amplíe nuestra lista de comprobación (a la derecha) para seguir sistemáticamente un proceso de creación de contenidos como parte de sus mejores prácticas de gobernanza de contenidos.

Nuestros consejos semanales de Enablement

Cada semana compartiremos consejos de habilitación y otras valiosas ideas. No se lo pierda.

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    Proceso de aprobación de contenidos

    Asegúrese de contar con una herramienta que soporte los flujos de trabajo de aprobación (monday.com, por ejemplo). Su flujo de trabajo de aprobación debe incluir:

    • ¿Qué información debe presentar a los responsables de la aprobación?
    • ¿Quién es el aprobador principal? ¿Su respaldo? ¿Y su respaldo?
    • ¿Cuál es el SLA para las aprobaciones? En otras palabras, ¿cuántas horas o días tarda la aprobación?
    • ¿Qué sucede si el contenido no es aprobado?
    Proceso de publicación y entrega
    • ¿Quién necesita el acceso y desde dónde tiene que llegar?
    • ¿Lo necesitan en el sistema CRM?
    • ¿En las herramientas de capacitación?
    • ¿Del sitio web?
    Auditorías, revisiones y tiempo de vida

    Debería haber definido antes el tiempo de validez del contenido. Si lo hiciste, ¿cuál es el proceso para retirarlo cuando ya no es útil?

    ¿Con qué frecuencia se revisan los contenidos? ¿Cada 90 días?

    Para la parte de revisión del proceso de gobernanza de los contenidos, básicamente se vuelven a ejecutar los pasos anteriores.

    Tenga en cuenta que algunos de los sistemas Enablement que cubrimos en nuestro sitio pueden automatizar algunas de las mejores prácticas y procesos de gobierno de contenidos. Por ejemplo:

    • Todos los vendedores de Enablement en nuestro sitio web admiten la distribución de contenidos a la audiencia adecuada mediante permisos, etiquetado, búsqueda y cierto grado de inteligencia artificial.
    • Como Allego y SaleshoodEn el caso de las empresas, algunos proveedores permiten a los vendedores subir vídeos que demuestren el uso de los contenidos, para que los creadores de contenidos y las PYMES puedan entender mejor cómo se reciben sus ideas y cómo pueden querer ajustar la información y los mensajes.
    • Showell permite establecer una fecha de caducidad para los archivos del sistema.
    • Allego va más allá. Aunque no tenemos acceso a la validación, el equipo ha compartido que tienen las siguientes capacidades para automatizar aún más el gobierno de los contenidos (hemos copiado y pegado los siguientes tres puntos directamente de su respuesta - en cursiva a continuación)
      • El "Channel Drops", de duración limitada, para distribuir colecciones de contenidos a varios grupos de vendedores con una cadencia en la que los materiales del canal estén disponibles de forma secuencial a lo largo del tiempo para coincidir con el lanzamiento del producto y la formación, la incorporación de nuevos representantes y la integración de los grupos de ventas tras la fusión.
      • Cadencias de revisión con límite de tiempo que avisan a los miembros del equipo de contenidos específicos que poseen esa diapositiva en particular en el sistema Allego (o diapositivas) que es hora de revisar
      • Caducidad de los contenidos por un periodo de tiempo en el que las piezas se autoarchivan y están disponibles durante tantos años como sea necesario (desde el punto de vista normativo)
    • Todavía tenemos que identificar estas capacidades en otros proveedores y nos pondremos en contacto con cada uno de ellos para ver cómo apoyan la gobernanza.

    Reflexiones finales

    Esperamos haberle convencido de las ventajas de la gobernanza de contenidos para sus equipos de cara al cliente y que las mejores prácticas y consejos sobre gobernanza de contenidos hayan sido de utilidad.

    Deja un comentario y dinos si tienes alguna buena práctica de gobierno de contenidos que quieras compartir.

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