La gestión de proyectos es una capacidad crítica para el éxito de toda la empresa.
Y debido a esa importancia, hemos querido incluirla en nuestra cobertura.
Empecemos por el principio.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el proceso de planificación, ejecución y seguimiento de una serie de tareas para alcanzar un objetivo concreto.
Y los proyectos son la forma en que cada parte de la empresa organiza su trabajo y hace avanzar la empresa.
Métodos comunes de gestión de proyectos
Existen diferentes metodologías de gestión de proyectos que puede encontrar en su trabajo, entre ellas:
Gestión de proyectos en cascada
La metodología en cascada es un enfoque lineal de la gestión de proyectos en el que cada tarea se completa una tras otra en orden secuencial.
Gestión ágil de proyectos
La metodología ágil es un enfoque más flexible que permite completar las tareas en iteraciones o sprints.
Gestión de proyectos Scrum
Scrum es una metodología ágil que hace hincapié en el trabajo en equipo, la colaboración y la flexibilidad.
Gestión de proyectos Kanban
Kanban es un tipo de gestión de proyectos en el que las tareas se organizan en un tablero y se mueven de una etapa a otra a medida que se completan.
Kanban vs SCRUM
Kanban se centra más en la visualización de las tareas y el flujo de trabajo, mientras que Scrum se centra más en el trabajo en equipo y la colaboración. Además, Kanban es más flexible y adaptable, mientras que Scrum es más estructurado.
Kanban frente a Agile
Kanban se centra más en la visualización de las tareas y el flujo de trabajo, mientras que Agile se centra más en el proceso y el Sprint.
Fundamentos de la gestión de proyectos
Hay algunos conceptos clave con los que debería estar familiarizado en relación con la gestión de proyectos.
Entre ellas se encuentran:
Alcance
El alcance del proyecto es el objetivo general del mismo, es decir, las tareas que hay que realizar para alcanzarlo.
Línea de tiempo
El calendario del proyecto es el cronograma de tareas que deben completarse para cumplir con el alcance del proyecto.
Presupuesto
El presupuesto del proyecto es la cantidad de dinero asignada para completar el proyecto.
Riesgos
Los riesgos del proyecto son problemas potenciales que pueden surgir durante el proyecto y amenazar su éxito.
Recursos
Los recursos del proyecto son las personas, los materiales y otros activos necesarios para completar el proyecto.
15 mejores prácticas de gestión de proyectos
Nos ha costado mucho reducir esta lista a las 15 mejores prácticas de gestión de proyectos, pero allá vamos.
1. Definir el objetivo del proyecto
Sin un objetivo claro, es fácil que el proyecto se desvíe.
Hay algunas preguntas que puedes hacerte para ayudarte a definir el objetivo del proyecto:
- ¿Cuál es el problema que intentamos resolver?
- ¿Para quién hacemos esto?
- ¿Cuáles son los resultados?
- ¿Para cuándo tenemos que tenerlo hecho?
- ¿Cuáles son nuestros criterios de éxito?
2. Crear un plan de proyecto
Una vez que sepas cuál es tu objetivo, tienes que crear un plan sobre cómo vas a conseguirlo.
El plan del proyecto debe incluir el alcance, el calendario, el presupuesto, los riesgos y los recursos.
También es importante recordar que el plan del proyecto no está grabado en piedra.
A medida que el proyecto avanza, es posible que tenga que cambiar el plan.
Pero tener un plan para empezar ayudará a mantener el proyecto en marcha.
3. Reunir el equipo del proyecto
Una vez que tenga el objetivo y el plan del proyecto, es el momento de reunir al equipo responsable de llevarlo a cabo.
El equipo debe incluir personas con las habilidades y conocimientos necesarios para completar el proyecto.
También es esencial asegurarse de que el equipo es diverso e incluye una mezcla de personalidades y perspectivas.
Esto ayudará a garantizar que se tengan en cuenta todos los aspectos de la cuestión y que el producto final sea el mejor.
4. Delegar tareas
Una vez que tengas tu equipo en marcha, es el momento de empezar a delegar tareas.
Es importante asignar las tareas en función de los puntos fuertes y las capacidades de cada persona.
Esto ayudará a garantizar que el proyecto se complete de forma eficiente y eficaz.
5. Fijar los plazos
Para que el proyecto se mantenga en el buen camino, es fundamental establecer plazos para cada tarea.
El plazo debe ser realista y alcanzable.
Si una tarea tarda más de lo previsto, es importante comunicarlo al equipo para que pueda hacer ajustes.
6. Seguimiento de los progresos
A medida que el proyecto avanza, es importante seguir el progreso de cada tarea.
Esto le ayudará a identificar las áreas en las que el proyecto se está retrasando.
También le ayudará a ver qué tareas están tardando más de lo previsto y por qué.
7. Gestionar los riesgos
Como en cualquier proyecto, siempre hay riesgos potenciales.
Es esencial identificar cualquier riesgo desde el principio y poner un plan para gestionarlo.
Esto puede incluir la creación de un fondo de contingencia o la modificación del alcance del proyecto.
8. Comunicarse regularmente
La comunicación es la clave del éxito de cualquier proyecto.
Es esencial mantener las líneas de comunicación abiertas entre el equipo y todas las demás partes interesadas.
Esto incluye cosas como reuniones periódicas, llamadas telefónicas y actualizaciones por correo electrónico.
9. Ser flexible
Por muy bien que se planifique, siempre habrá cosas que no se esperaban.
Es importante ser flexible y hacer los cambios necesarios.
Esto puede incluir cambios en el calendario, el presupuesto o el alcance del proyecto.
10. Celebrar los hitos
A medida que el proyecto avanza, es importante celebrar los hitos.
Esto ayudará a mantener a todo el mundo motivado y en el buen camino.
También es una buena manera de levantar la moral del equipo.
11. Gestionar las expectativas
Es importante gestionar las expectativas de todas las partes interesadas a lo largo del proyecto.
Esto incluye establecer plazos realistas, comunicarse regularmente y ser flexible cuando las cosas cambian.
12. Manejar los problemas con rapidez
Si hay algún problema con el proyecto, es esencial solucionarlo rápidamente.
Esto puede incluir cosas como cambiar el alcance del proyecto o reasignar tareas.
Cuanto antes se aborde el problema, menos probable será que cause problemas importantes.
13. Documentar todo
A medida que el proyecto avanza, es importante documentar todo.
Esto incluye cosas como las decisiones tomadas, los problemas encontrados y los cambios realizados.
Esta documentación será muy valiosa si hay que repetir el proyecto en el futuro.
14. Mantener a todos informados
A lo largo del proyecto, es importante mantener a todo el mundo informado de los avances.
Esto puede incluir cosas como el envío de actualizaciones periódicas o la celebración de reuniones.
También es importante asegurarse de que todo el mundo conoce su papel en el proyecto.
15. Utilizar las herramientas de gestión de proyectos adecuadas
Hay varias herramientas diferentes que puedes utilizar para gestionar proyectos.
Es esencial elegir la herramienta adecuada para el trabajo.
Esto puede incluir cosas como software de gestión de proyectos o herramientas de colaboración en línea.
Vea nuestro pila tecnológica certificada para las recomendaciones de herramientas.
16. Decir no
Habrá momentos en los que será necesario decir no a los interesados.
Esto puede deberse a que el alcance del proyecto ha cambiado o a que el plazo no es realista.
Es esencial ser firme y explicar por qué se ha tomado la decisión.
17. Delegar la autoridad
Como director de proyecto, tendrá muchas responsabilidades.
Sin embargo, no puede hacerlo todo usted mismo.
Es importante delegar la autoridad en otros miembros del equipo.
Esto ayudará a garantizar que el proyecto se lleve a cabo de forma eficaz.
¿Qué es el Instituto de Gestión de Proyectos?
El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) es una organización sin ánimo de lucro que ofrece recursos y formación a los gestores de proyectos.
También ofrece una certificación para los gestores de proyectos que quieran demostrar sus habilidades y conocimientos.
Reflexiones finales
Las mejores prácticas para la gestión de proyectos que se han descrito anteriormente le ayudarán a llevar a cabo un proyecto con éxito.
Sin embargo, es importante recordar que cada proyecto es diferente, y puede que tenga que ajustar su enfoque según sea necesario.
Lo más importante es mantener la comunicación abierta, ser flexible y tener siempre presente el objetivo final.
Lo tienes.