Τι είναι η Διακυβέρνηση Περιεχομένου;

 

Σύντομος ορισμός της διακυβέρνησης περιεχομένου

Η διακυβέρνηση περιεχομένου είναι ένα πλαίσιο, ένα σύστημα, ένα σύνολο διαδικασιών και εργαλείων για τη διαχείριση του κύκλου ζωής κάθε περιεχομένου που δημιουργείται για τις ομάδες σας που απευθύνονται στους πελάτες.

Καλύπτει κάθε πτυχή, ξεκινώντας από το ΓΙΑΤΙ χρειάζεται ένα κομμάτι περιεχομένου, εγκρίνοντας τη δημιουργία του και αποθηκεύοντάς το εκεί όπου μπορεί να το χρησιμοποιήσει το σωστό κοινό.

Πηγαίνει όμως παραπέρα από αυτό.

Θέτει κανόνες για το πόσο συχνά θα πρέπει να επανεξετάζεται το περιεχόμενο, από ποιον και ακόμη και για πόσο καιρό θα χρειάζονται τα περιουσιακά στοιχεία.

 

Γιατί χρειάζεστε Διακυβέρνηση Περιεχομένου;

Πρώτον, για τους πωλητές συγκεκριμένα, ας εξετάσουμε ένα μερικά βασικά στατιστικά στοιχεία.

• 65% του περιεχομένου που αναπτύχθηκε για πωλήσεις δεν χρησιμοποιείται ποτέ
• 26% των προϋπολογισμών μάρκετινγκ δαπανώνται για τη δημιουργία περιεχομένου
• Οι αντιπρόσωποι ξοδεύουν μόνο περίπου 33% του χρόνου τους για πωλήσεις. Τον υπόλοιπο χρόνο τον αφιερώνουν στην εύρεση και δημιουργία περιεχομένου και στην εκτέλεση διοικητικών εργασιών, όπως η ενημέρωση του CRM τους.

Αυτά τα στατιστικά στοιχεία δείχνουν τα δυνητικά οφέλη της διακυβέρνησης περιεχομένου.

Οι εταιρείες σπαταλούν χρόνο και χρήμα για τη δημιουργία περιεχομένου που κανείς δεν χρησιμοποιεί.

Εκτός από τον χαμένο χρόνο και τα χρήματα, σκεφτείτε και τον νομικό κίνδυνο από την κοινοποίηση λανθασμένου περιεχομένου.

Σκεφτείτε τον πιθανό αρνητικό αντίκτυπο της επωνυμίας στις προοπτικές που διαβάζουν ξεπερασμένα μηνύματα και δεν αντικατοπτρίζουν πλέον το ποια είστε ως εταιρεία.

 

Συμβουλές για την έναρξη της διακυβέρνησης περιεχομένου

Ελπίζουμε να έχετε κατανοήσει τα οφέλη της διακυβέρνησης περιεχομένου σε αυτό το σημείο.

Πώς μπορείτε να ξεκινήσετε;

 

Καθορίστε τα οφέλη της διακυβέρνησης περιεχομένου για την επιχείρησή σας

Για να προσδιορίσετε τη χρησιμότητα της διακυβέρνησης περιεχομένου για την επιχείρησή σας, συγκεντρώστε τους σημαντικότερους ενδιαφερόμενους από το μάρκετινγκ, το προϊόν, τη νομική/συμμόρφωση, τις πωλήσεις, την ενεργοποίηση, τα οικονομικά και όποιους άλλους σχετικούς με την επιχείρησή σας.

Τα οφέλη σας θα περιλαμβάνουν πιθανότατα τις απαντήσεις που μοιραστήκαμε σχετικά με το γιατί χρειάζεστε τη διακυβέρνηση περιεχομένου και οφέλη όπως:

• Βελτιωμένη ποιότητα περιεχομένου
• Αυξημένη επαναχρησιμοποίηση περιεχομένου και ROI
• Καλύτερη παραγωγικότητα πωλήσεων
• Λιγότερος κίνδυνος για την επιχείρηση

Ποια είναι τα οφέλη της διακυβέρνησης περιεχομένου που προσπαθείτε να επιτύχετε;

 

Συμβουλές για αυτό το μέρος της διαδικασίας

Χρησιμοποιήστε εργαλεία συνεργασίας για τη διαχείριση αυτής της διαδικασίας. Εξετάστε είτε τα Έγγραφα Google, το SharePoint ή το monday.com για τη συνεργασία και τη διαχείριση της προσπάθειας. Συναντηθείτε τακτικά, αλλά χρησιμοποιήστε τα εργαλεία συνεργασίας σας, διατηρήστε τη ροή των ιδεών και καθορίστε τις λεπτομέρειες αυτοπροσώπως.

 

Καθορίστε τη διαδικασία διακυβέρνησης περιεχομένου

Δημιουργήστε ένα έγγραφο RACI που να περιγράφει κάθε στάδιο της διαδικασίας και τα άτομα/ομάδες που είναι υπεύθυνα για το συγκεκριμένο στάδιο και να περιλαμβάνει τι πρέπει να συμβεί για την έγκριση του περιεχομένου και τι συμβαίνει όταν δεν εγκρίνεται.

Σημείωση: Αυτή η διαδικασία μπορεί να επιβραδύνει δημιουργία περιεχομένου, το οποίο είναι θετικό όταν γίνεται με περίσκεψη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει μια στρατηγική για την επιτάχυνση των εγκρίσεων περιεχομένου, καθώς αυτό θα είναι μια πραγματική ανάγκη. Και αν δεν έχετε αυτή τη διαδικασία, η διαδικασία διακυβέρνησης περιεχομένου θα οδηγήσει σε κατάρρευση από την αρχή.

Η διαδικασία σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

 

Διαδικασία και πρότυπα δημιουργίας περιεχομένου

 

Στο παρελθόν, έχουμε θέσει απαιτήσεις όπως:

• Ένας σαφής ορισμός για το ποιον (πρόσωπο ή πελάτη) δημιουργούμε το περιεχόμενο. Είναι το περιεχόμενο για μια μεμονωμένη περίπτωση χρήσης ή για γενική χρήση; Είναι η πληροφορία χρονικά περιορισμένη (π.χ. μια καθημερινή προωθητική ενέργεια);
• Οι εμπειρογνώμονες πρέπει να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την ακρίβεια των πληροφοριών που παρουσιάζονται.
• Το περιεχόμενο που βασίζεται σε κείμενο ΠΡΕΠΕΙ πρώτα να περάσει ένα Grammarly ελέγξτε για να αποφύγετε ενοχλητικά γλωσσικά ζητήματα.
• Το περιεχόμενο βίντεο πρέπει πάντα να συνοδεύεται από κείμενο. Τείνουμε να χρησιμοποιούμε Otter.ai καθώς κάνει εξαιρετική δουλειά με λογικό κόστος.
• Χρησιμοποιείτε μια τυποποιημένη βιβλιοθήκη περιουσιακών στοιχείων που δημιουργήθηκε και εγκρίθηκε από τις ομάδες μάρκετινγκ ή σχεδιασμού για το περιεχόμενο εικόνων; Ή χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο όπως το Canva (το οποίο χρησιμοποιούμε συνεχώς);

Χρησιμοποιήστε και επεκτείνετε τη λίστα ελέγχου (στα δεξιά) για να ακολουθείτε με συνέπεια μια διαδικασία δημιουργίας περιεχομένου ως μέρος των βέλτιστων πρακτικών διακυβέρνησης περιεχομένου.

 

Διαδικασία έγκρισης περιεχομένου

Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε ένα εργαλείο που υποστηρίζει ροές εργασίας έγκρισης (monday.com, για παράδειγμα). Η ροή εργασιών έγκρισής σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ποιες πληροφορίες πρέπει να παρουσιάσετε στους εγκριτές;
• Ποιος είναι ο κύριος εγκριτής; Ο εφεδρικός τους; Και ο εφεδρικός τους;
• Ποιο είναι το SLA για τις εγκρίσεις; Με άλλα λόγια, πόσες ώρες ή ημέρες διαρκεί η έγκριση;
• Τι συμβαίνει εάν το περιεχόμενο δεν εγκριθεί;

Διαδικασία δημοσίευσης και παράδοσης

• Ποιος χρειάζεται πρόσβαση και από πού πρέπει να την αποκτήσει;
• Το χρειάζονται στο σύστημα CRM;
• Στα εργαλεία ενεργοποίησης;
• Από την ιστοσελίδα;

Έλεγχοι, αναθεωρήσεις και χρόνος ζωής

Θα πρέπει να έχετε ορίσει το χρονικό διάστημα ισχύος του περιεχομένου. Εάν το κάνατε, ποια είναι η διαδικασία για να το κατεβάσετε όταν δεν είναι πλέον χρήσιμο;

Πόσο συχνά θα επανεξετάζετε το περιεχόμενο; Κάθε 90 ημέρες;

Για το μέρος της αναθεώρησης της διαδικασίας διακυβέρνησης περιεχομένου, ουσιαστικά εκτελείτε και πάλι τα παραπάνω βήματα.

Σημειώστε ότι ορισμένα από τα συστήματα Enablement που καλύπτουμε στον ιστότοπό μας μπορούν να αυτοματοποιήσουν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές και διαδικασίες διακυβέρνησης περιεχομένου. Για παράδειγμα:

• Όλοι οι πωλητές Enablement στον ιστότοπό μας υποστηρίζουν τη διανομή περιεχομένου στο σωστό κοινό μέσω δικαιωμάτων, ετικετών, αναζήτησης και ενός βαθμού τεχνητής νοημοσύνης.
• Όπως Allego και Saleshood, ορισμένοι πωλητές επιτρέπουν στους πωλητές να ανεβάζουν βίντεο που αποδεικνύουν τη χρήση του περιεχομένου, ώστε οι δημιουργοί περιεχομένου και οι ΜΜΕ να μπορούν να κατανοήσουν καλύτερα πώς λαμβάνονται οι πληροφορίες τους και πώς μπορεί να θέλουν να προσαρμόσουν τις πληροφορίες και τα μηνύματα.
• Showell σας επιτρέπει να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για τα αρχεία στο σύστημα.
• Η Allego προχωρά περαιτέρω. Αν και δεν έχουμε πρόσβαση στην επικύρωση, η ομάδα μοιράστηκε ότι διαθέτει τις ακόλουθες δυνατότητες για την περαιτέρω αυτοματοποίηση της διακυβέρνησης περιεχομένου (έχουμε αντιγράψει και επικολλήσει τα ακόλουθα τρία σημεία απευθείας από την απάντησή τους - με πλάγια γράμματα παρακάτω)
  • Χρονικά καθορισμένες "Διαδρομές καναλιού" για την απόρριψη συλλογών περιεχομένου σε διάφορες ομάδες πωλητών σε ένα ρυθμό όπου τα υλικά εντός του καναλιού γίνονται διαθέσιμα διαδοχικά με την πάροδο του χρόνου, ώστε να συμπίπτουν με την παρουσίαση και την εκπαίδευση του προϊόντος, την εισαγωγή νέων αντιπροσώπων και την ενσωμάτωση των ομάδων πωλήσεων μετά την συγχώνευση και εξαγορά.
  • Χρονικά καθορισμένες ακολουθίες αναθεώρησης που ενημερώνουν συγκεκριμένα μέλη της ομάδας περιεχομένου που έχουν την ευθύνη για τη συγκεκριμένη διαφάνεια στο σύστημα Allego (ή τις διαφάνειες) ότι ήρθε η ώρα να αναθεωρήσουν.
  • Χρονικά περιορισμένη λήξη του περιεχομένου, όπου τα κομμάτια αρχειοθετούνται αυτόματα και είναι διαθέσιμα για όσα χρόνια χρειάζεται (από κανονιστική άποψη).
• Δεν έχουμε ακόμη εντοπίσει αυτές τις δυνατότητες σε άλλους προμηθευτές και θα επικοινωνήσουμε με τον καθένα για να δούμε πώς υποστηρίζουν τη διακυβέρνηση.

Τελικές σκέψεις

Ελπίζουμε να σας πείσαμε για τα οφέλη της διακυβέρνησης περιεχομένου για τις ομάδες σας που απευθύνονται στους πελάτες και ότι οι βέλτιστες πρακτικές και συμβουλές διακυβέρνησης περιεχομένου είχαν αξία.

Αφήστε ένα σχόλιο και ενημερώστε μας αν έχετε κάποια βέλτιστη πρακτική διακυβέρνησης περιεχομένου που θέλετε να μοιραστείτε.