Η διαχείριση έργων είναι μια κρίσιμη ικανότητα για την επιτυχία ολόκληρης της επιχείρησής σας.

Και λόγω αυτής της σημασίας, θέλαμε να το συμπεριλάβουμε στην κάλυψή μας.

Ας ξεκινήσουμε από την αρχή.

Τι είναι η διαχείριση έργων;

Η διαχείριση έργων είναι η διαδικασία σχεδιασμού, εκτέλεσης και παρακολούθησης μιας σειράς εργασιών για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου.

Και τα έργα είναι ο τρόπος με τον οποίο κάθε τμήμα της επιχείρησης οργανώνει την εργασία του και προωθεί την επιχείρηση προς τα εμπρός.

Κοινές μέθοδοι διαχείρισης έργων

Υπάρχουν μερικές διαφορετικές μεθοδολογίες διαχείρισης έργων που μπορεί να συναντήσετε στην εργασία σας, όπως:

Διαχείριση έργων καταρράκτη

Η μεθοδολογία καταρράκτη είναι μια γραμμική προσέγγιση στη διαχείριση έργων, όπου κάθε εργασία ολοκληρώνεται η μία μετά την άλλη με διαδοχική σειρά.

Ευέλικτη διαχείριση έργων

Η ευέλικτη μεθοδολογία είναι μια πιο ευέλικτη προσέγγιση που επιτρέπει την ολοκλήρωση των εργασιών σε επαναλήψεις ή σπριντ.

Διαχείριση έργων Scrum

Το Scrum είναι μια ευέλικτη μεθοδολογία που δίνει έμφαση στην ομαδική εργασία, τη συνεργασία και την ευελιξία.

Διαχείριση έργων Kanban

Το Kanban είναι ένας τύπος διαχείρισης έργων όπου οι εργασίες οργανώνονται σε έναν πίνακα και μετακινούνται από το ένα στάδιο στο επόμενο καθώς ολοκληρώνονται.

Kanban vs SCRUM

Το Kanban επικεντρώνεται περισσότερο στην οπτικοποίηση των εργασιών και της ροής εργασιών, ενώ το Scrum εστιάζει περισσότερο στην ομαδική εργασία και τη συνεργασία. Επιπλέον, το Kanban είναι πιο ευέλικτο και προσαρμόσιμο, ενώ το Scrum είναι πιο δομημένο.

Kanban vs Agile

Το Kanban επικεντρώνεται περισσότερο στην οπτικοποίηση των εργασιών και της ροής εργασίας, ενώ η ευέλικτη διαδικασία επικεντρώνεται περισσότερο στη διαδικασία και το Sprint.

Βασικές αρχές της διαχείρισης έργων

Υπάρχουν μερικές βασικές έννοιες με τις οποίες θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι όσον αφορά τη διαχείριση έργων.

Αυτά περιλαμβάνουν:

Πεδίο εφαρμογής

Το πεδίο εφαρμογής του έργου είναι ο γενικός στόχος του έργου - οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν για την επίτευξη αυτού του στόχου.

Χρονοδιάγραμμα

Το χρονοδιάγραμμα του έργου είναι το χρονοδιάγραμμα των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν για την επίτευξη του αντικειμένου του έργου.

Προϋπολογισμός

Ο προϋπολογισμός του έργου είναι το χρηματικό ποσό που διατίθεται για την ολοκλήρωση του έργου.

Κίνδυνοι

Οι κίνδυνοι του έργου είναι πιθανά προβλήματα που θα μπορούσαν να εμφανιστούν κατά τη διάρκεια του έργου και να απειλήσουν την επιτυχία του.

Πόροι

Οι πόροι του έργου είναι οι άνθρωποι, τα υλικά και άλλα περιουσιακά στοιχεία που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου.

15 Βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης έργων

Δυσκολευτήκαμε πολύ να περιορίσουμε αυτόν τον κατάλογο στις 15 καλύτερες πρακτικές διαχείρισης έργων, αλλά ορίστε.

1. Καθορισμός του στόχου του έργου

Χωρίς σαφή στόχο, είναι εύκολο το έργο να ξεφύγει από την πορεία του.

Υπάρχουν μερικές ερωτήσεις που μπορείτε να θέσετε στον εαυτό σας για να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τον στόχο του έργου:

• Ποιο είναι το πρόβλημα που προσπαθούμε να λύσουμε;
• Για ποιον το κάνουμε αυτό;
• Ποια είναι τα παραδοτέα;
• Μέχρι πότε πρέπει να το έχουμε κάνει αυτό;
• Ποια είναι τα κριτήρια επιτυχίας μας;

2. Δημιουργία σχεδίου έργου

Μόλις γνωρίζετε ποιος είναι ο στόχος σας, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο για το πώς θα τον πετύχετε.

Το σχέδιο έργου θα πρέπει να περιλαμβάνει το πεδίο εφαρμογής, το χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό, τους κινδύνους και τους πόρους.

Είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι το σχέδιο έργου δεν είναι πέτρινο.

Καθώς το έργο εξελίσσεται, μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε το σχέδιο.

Αλλά η ύπαρξη ενός σχεδίου για την αρχή θα βοηθήσει να διατηρηθεί το έργο σε καλό δρόμο.

3. Συγκρότηση της ομάδας έργου

Αφού έχετε τον στόχο και το σχέδιο για το έργο, είναι καιρός να συγκεντρώσετε την ομάδα που είναι υπεύθυνη για την ολοκλήρωσή του.

Η ομάδα θα πρέπει να περιλαμβάνει άτομα με τις δεξιότητες και τις γνώσεις που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου.

Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα είναι ποικιλόμορφη και περιλαμβάνει ένα μείγμα προσωπικοτήτων και προοπτικών.

Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι θα εξεταστούν όλες οι πλευρές του θέματος και ότι το τελικό προϊόν θα είναι το καλύτερο.

4. Ανάθεση καθηκόντων

Μόλις συγκροτήσετε την ομάδα σας, είναι καιρός να αρχίσετε να αναθέτετε καθήκοντα.

Είναι σημαντικό να αναθέτετε καθήκοντα με βάση τα δυνατά σημεία και τις ικανότητες κάθε ατόμου.

Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι το έργο θα ολοκληρωθεί αποτελεσματικά και αποδοτικά.

5. Ορισμός προθεσμιών

Για να παραμείνει το έργο σε καλό δρόμο, είναι ζωτικής σημασίας ο καθορισμός προθεσμιών για κάθε εργασία.

Η προθεσμία πρέπει να είναι ρεαλιστική και εφικτή.

Εάν μια εργασία διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, είναι σημαντικό να το κοινοποιήσετε στην ομάδα, ώστε να μπορούν να κάνουν προσαρμογές.

6. Παρακολούθηση της προόδου

Καθώς το έργο εξελίσσεται, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε την πρόοδο κάθε εργασίας.

Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τους τομείς στους οποίους το έργο καθυστερεί το χρονοδιάγραμμα.

Θα σας βοηθήσει επίσης να δείτε ποιες εργασίες διαρκούν περισσότερο από το αναμενόμενο και γιατί.

7. Διαχείριση κινδύνων

Όπως σε κάθε έργο, υπάρχει πάντα η πιθανότητα κινδύνων.

Είναι σημαντικό να εντοπίζετε έγκαιρα τυχόν κινδύνους και να καταρτίζετε ένα σχέδιο διαχείρισής τους.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός ταμείου έκτακτης ανάγκης ή την αλλαγή του αντικειμένου του έργου.

8. Επικοινωνήστε τακτικά

Η επικοινωνία είναι το κλειδί για κάθε επιτυχημένο έργο.

Είναι σημαντικό να διατηρούνται ανοιχτές οι γραμμές επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας και όλων των άλλων ενδιαφερομένων μερών.

Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως τακτικές συναντήσεις, τηλεφωνικές κλήσεις και ενημερώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

9. Να είστε ευέλικτοι

Όσο καλά κι αν σχεδιάζετε, πάντα θα υπάρχουν πράγματα που δεν περιμένατε.

Είναι σημαντικό να είστε ευέλικτοι και να κάνετε αλλαγές ανάλογα με τις ανάγκες.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό ή το πεδίο εφαρμογής του έργου.

10. Γιορτάστε τα ορόσημα

Καθώς το έργο εξελίσσεται, είναι σημαντικό να γιορτάζετε τα ορόσημα.

Αυτό θα βοηθήσει να διατηρήσουν όλοι τα κίνητρα και την πορεία τους.

Είναι επίσης ένας καλός τρόπος για να ενισχύσετε το ηθικό της ομάδας.

11. Διαχείριση προσδοκιών

Είναι σημαντικό να διαχειρίζεστε τις προσδοκίες όλων των ενδιαφερομένων μερών καθ' όλη τη διάρκεια του έργου.

Αυτό περιλαμβάνει τον καθορισμό ρεαλιστικών προθεσμιών, την τακτική επικοινωνία και την ευελιξία όταν τα πράγματα αλλάζουν.

12. Αντιμετώπιση προβλημάτων γρήγορα

Εάν υπάρξουν προβλήματα με το έργο, είναι σημαντικό να τα αντιμετωπίσετε γρήγορα.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως η αλλαγή του πεδίου εφαρμογής του έργου ή η εκ νέου ανάθεση καθηκόντων.

Όσο πιο γρήγορα αντιμετωπιστεί το πρόβλημα, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα.

13. Τεκμηριώστε τα πάντα

Καθώς το έργο εξελίσσεται, είναι σημαντικό να τεκμηριώνετε τα πάντα.

Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως οι αποφάσεις που ελήφθησαν, τα προβλήματα που αντιμετωπίστηκαν και οι αλλαγές που έγιναν.

Αυτή η τεκμηρίωση θα είναι ανεκτίμητη αν το έργο χρειαστεί να επαναληφθεί στο μέλλον.

14. Ενημέρωση όλων

Καθ' όλη τη διάρκεια του έργου, είναι σημαντικό να ενημερώνονται όλοι για την πρόοδο.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως η αποστολή τακτικών ενημερώσεων ή η πραγματοποίηση συναντήσεων.

Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν το ρόλο τους στο έργο.

15. Χρήση των κατάλληλων εργαλείων διαχείρισης έργων

Υπάρχουν πολλά διαφορετικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διαχείριση έργων.

Είναι σημαντικό να επιλέξετε το σωστό εργαλείο για τη δουλειά.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως λογισμικό διαχείρισης έργων ή διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας.

Δείτε το πιστοποιημένη στοίβα τεχνολογίας για συστάσεις εργαλείων.

16. Πείτε όχι

Θα υπάρξουν φορές που θα είναι απαραίτητο να πείτε όχι σε ενδιαφερόμενους φορείς.

Αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι το αντικείμενο του έργου έχει αλλάξει ή ότι η προθεσμία δεν είναι ρεαλιστική.

Είναι σημαντικό να είστε σταθεροί και να εξηγήσετε γιατί ελήφθη η απόφαση.

17. Μεταβίβαση εξουσίας

Ως διαχειριστής έργου, θα έχετε πολλές ευθύνες.

Ωστόσο, δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας.

Είναι σημαντικό να μεταβιβάζετε αρμοδιότητες σε άλλα μέλη της ομάδας.

Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι το έργο θα ολοκληρωθεί αποτελεσματικά.

Τι είναι το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων;

Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων (PMI) είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που παρέχει πόρους και κατάρτιση για διαχειριστές έργων.

Προσφέρει επίσης πιστοποίηση για τους διαχειριστές έργων που θέλουν να αποδείξουν τις δεξιότητες και τις γνώσεις τους.

Τελικές σκέψεις

Οι βέλτιστες πρακτικές για την επιτυχή διαχείριση έργων που περιγράφονται παραπάνω θα σας βοηθήσουν να εκτελέσετε ένα επιτυχημένο έργο.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι κάθε έργο είναι διαφορετικό και μπορεί να χρειαστεί να προσαρμόσετε την προσέγγισή σας ανάλογα με τις ανάγκες.

Το πιο σημαντικό είναι να διατηρείτε την επικοινωνία ανοιχτή, να είστε ευέλικτοι και να έχετε πάντα κατά νου τον τελικό στόχο.

Το έχεις αυτό.