Ihr ultimatives Content Governance Framework für Enablement

Teams mit Kundenkontakt stehen unter dem Druck, mehr Inhalte schneller zu produzieren. Eine von vielen Herausforderungen besteht darin, dass ohne eine Content-Governance-Strategie ein Haufen von Inhalten entsteht, die nicht der Marke entsprechen, nicht konform oder illegal sind oder für einmalige Situationen erstellt wurden.

Diese Inhaltswüste macht es Ihren Vertriebsmitarbeitern, Kundenerfolgsteams und anderen unmöglich, die Teile zu finden, die sie verwenden sollten.

Diese Situation ist eine schreckliche Verschwendung von Zeit und Geld!

In diesem Artikel werden wir:

  • Erklären Sie, was wir unter Content Governance verstehen
  • Erörtern Sie, warum Sie diese Strategie und diesen Plan brauchen
  • Tipps für den Einstieg teilen

Darüber hinaus werden Ihnen Tools und Plattformen vorgeschlagen, die Sie bereits nutzen oder die Sie in Erwägung ziehen sollten, um Ihre Content Governance zu optimieren.

 

Was ist Content Governance?

 

Eine kurze Definition von Content Governance

Content Governance ist ein Rahmen, ein System, eine Reihe von Prozessen und Tools, um den Lebenszyklus jedes Inhalts zu verwalten, der für Ihre kundenorientierten Teams erstellt wird.

Es deckt alle Aspekte ab, angefangen bei der Frage, warum ein Inhalt benötigt wird, über die Genehmigung seiner Erstellung bis hin zur Speicherung an einem Ort, an dem die richtige Zielgruppe ihn nutzen kann.

Es geht aber noch weiter.

Es werden Regeln dafür aufgestellt, wie oft und von wem die Inhalte überprüft werden sollen und wie lange sie benötigt werden.

 

Warum brauchen Sie Content Governance?

Als erstes sollten wir speziell für Verkäufer einen Überblick über einige wichtige Statistiken.

  • 65% der für den Verkauf entwickelten Inhalte werden nie genutzt
  • 26% der Marketingbudgets werden für die Erstellung von Inhalten ausgegeben
  • Handelsvertreter verbringen nur etwa 33% ihrer Zeit mit dem Verkauf. Der Rest entfällt auf das Finden und Erstellen von Inhalten und auf administrative Aufgaben wie die Aktualisierung des CRM.

Diese Statistiken zeigen den potenziellen Nutzen von Content Governance.

Unternehmen verschwenden Zeit und Geld mit der Erstellung von Inhalten, die niemand nutzt.

Abgesehen von der Zeit- und Geldverschwendung sollten Sie auch das rechtliche Risiko bedenken, das die Weitergabe falscher Inhalte mit sich bringt.

Denken Sie an die potenziellen negativen Auswirkungen auf die Marke, wenn potenzielle Kunden veraltete Botschaften lesen, die nicht mehr dem entsprechen, was Sie als Unternehmen sind.

 

Tipps für den Einstieg in die Content Governance

Wir hoffen, dass Sie an dieser Stelle die Vorteile von Content Governance verstehen.

Wie fängt man an?

 

Bestimmen Sie die Vorteile von Content Governance für Ihr Unternehmen

Um den Nutzen von Content Governance für Ihr Unternehmen zu ermitteln, sollten Sie die wichtigsten Stakeholder aus den Bereichen Marketing, Produkt, Recht/Compliance, Vertrieb, Enablement, Finanzen und anderen für Ihr Unternehmen relevanten Bereichen zusammenbringen.

Zu Ihren Vorteilen gehören wahrscheinlich die Antworten, die wir darüber gegeben haben, warum Sie Content Governance brauchen, und Vorteile wie:

  • Verbesserte Qualität der Inhalte
  • Erhöhte Wiederverwendung von Inhalten und ROI
  • Bessere Verkaufsproduktivität
  • Weniger Risiko für das Unternehmen

Welche Vorteile der Content Governance wollen Sie erreichen?

 

Tipps für diesen Teil des Prozesses

Nutzen Sie Tools zur Zusammenarbeit, um diesen Prozess zu verwalten. Ziehen Sie Google Docs, SharePoint oder monday.com für die Zusammenarbeit und die Verwaltung der Bemühungen in Betracht. Treffen Sie sich regelmäßig, aber nutzen Sie Ihre Tools zur Zusammenarbeit, lassen Sie Ideen fließen und legen Sie die Details persönlich fest.

 

Definieren Sie Ihren Content-Governance-Prozess

Erstellen Sie ein RACI-Dokument, in dem jede Phase des Prozesses und die dafür verantwortlichen Personen/Teams aufgeführt sind, und geben Sie an, was geschehen muss, um Inhalte zu genehmigen, und was geschieht, wenn diese nicht genehmigt werden.

Anmerkung: Dieser Prozess kann sich verlangsamen Erstellung von Inhaltenwas positiv ist, wenn es gut durchdacht ist. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Strategie festlegen, um die Genehmigung von Inhalten zu beschleunigen, da dies ein echter Bedarf sein wird. Wenn Sie diesen Prozess nicht haben, wird der Prozess der Content Governance von Anfang an scheitern.

Ihr Prozess sollte Folgendes umfassen:

 

Prozess der Inhaltserstellung und Standards

 

Checkliste für die Entwicklung von Inhalten

In der Vergangenheit haben wir Anforderungen wie diese gestellt:

  • Eine klare Definition, für wen (Persona oder Kunde) wir den Inhalt erstellen. Ist der Inhalt für einen einmaligen Anwendungsfall oder für die allgemeine Nutzung bestimmt? Sind die Informationen zeitlich begrenzt (z. B. eine tägliche Werbeaktion)?
  • Fachexperten müssen zur Richtigkeit der dargestellten Informationen beitragen.
  • Textbasierte Inhalte MÜSSEN zuerst eine Grammarly prüfen, um peinliche Sprachprobleme zu vermeiden.
  • Videoinhalte müssen immer mit einem Transkript versehen sein. Wir tendieren zur Verwendung Otter.ai da es hervorragende Arbeit zu einem vernünftigen Preis leistet.
  • Verwenden Sie eine Standardbibliothek mit Assets, die von Marketing- oder Designteams für Bildinhalte erstellt und genehmigt wurden? Oder verwenden Sie ein Tool wie Canva (die wir ständig benutzen)?

Nutzen Sie unsere Checkliste (rechts) und erweitern Sie sie, um einen Prozess zur Erstellung von Inhalten als Teil Ihrer Best Practices für Content Governance konsequent zu verfolgen.

 

Genehmigungsprozess für Inhalte

Stellen Sie sicher, dass Sie über ein Tool verfügen, das Genehmigungsworkflows unterstützt (monday.com, zum Beispiel). Ihr Genehmigungs-Workflow sollte Folgendes umfassen:

  • Welche Informationen müssen Sie den Genehmigenden vorlegen?
  • Wer ist der primäre Genehmiger? Ihr Backup? Und deren Unterstützung?
  • Wie hoch ist die SLA für Genehmigungen? Mit anderen Worten: Wie viele Stunden oder Tage dauert die Genehmigung?
  • Was passiert, wenn der Inhalt nicht genehmigt wird?
Veröffentlichung und Zustellungsverfahren
  • Wer braucht Zugang, und von wo aus muss er erreicht werden?
  • Brauchen sie es im CRM-System?
  • In den Befähigungsinstrumenten?
  • Von der Website?
Audits, Überprüfungen und Zeit zum Leben

Sie sollten festgelegt haben, wie lange der Inhalt gültig ist. Wenn Sie das getan haben, wie werden die Inhalte entfernt, wenn sie nicht mehr nützlich sind?

Wie oft werden Sie Inhalte überprüfen? Alle 90 Tage?

Für den Überprüfungsteil des Content-Governance-Prozesses führen Sie im Wesentlichen die oben genannten Schritte erneut durch.

Beachten Sie, dass einige der Enablement-Systeme, die wir auf unserer Website vorstellen, einige bewährte Verfahren und Prozesse der Content Governance automatisieren können. Zum Beispiel:

  • Alle Enablement-Anbieter auf unserer Website unterstützen die Verteilung von Inhalten an das richtige Publikum über Berechtigungen, Tagging, Suche und ein gewisses Maß an künstlicher Intelligenz.
  • Wie Allego und SaleshoodEinige Anbieter erlauben es Verkäufern, Videos hochzuladen, die die Nutzung von Inhalten demonstrieren, so dass die Ersteller von Inhalten und KMU besser verstehen können, wie ihre Erkenntnisse aufgenommen werden und wie sie die Informationen und Botschaften möglicherweise anpassen wollen.
  • Showell ermöglicht es Ihnen, ein Verfallsdatum für Dateien im System festzulegen.
  • Allego geht noch weiter. Wir haben zwar keinen Zugang zur Validierung, aber das Team hat uns mitgeteilt, dass es über die folgenden Möglichkeiten verfügt, um die Content Governance weiter zu automatisieren (wir haben die folgenden drei Punkte direkt aus ihrer Antwort kopiert und eingefügt - unten kursiv gedruckt)
    • Zeitgebundene "Channel Drops" zur Verteilung von Inhaltssammlungen an verschiedene Verkäufergruppen in einer Kadenz, in der die Materialien innerhalb des Channels nach und nach verfügbar werden, um mit der Produkteinführung und -schulung, dem Onboarding neuer Vertreter und der Integration von Vertriebsgruppen nach Fusionen und Übernahmen zusammenzufallen.
    • Zeitgebundene Überprüfungskadenzen, die bestimmte Mitglieder des Content-Teams, die für eine bestimmte Folie im Allego-System verantwortlich sind, darauf hinweisen, dass es Zeit für die Überprüfung ist
    • Zeitlich begrenzte Verfallsdaten von Inhalten, die automatisch archiviert werden und so viele Jahre wie nötig verfügbar sind (aus rechtlicher Sicht)
  • Wir müssen diese Funktionen noch bei anderen Anbietern identifizieren und werden uns bei jedem Anbieter erkundigen, wie sie Governance unterstützen.

Abschließende Überlegungen

Wir hoffen, dass wir Sie von den Vorteilen der Content Governance für Ihre kundenorientierten Teams überzeugen konnten und dass die Best Practices und Tipps zur Content Governance für Sie von Nutzen waren.

Hinterlassen Sie einen Kommentar und teilen Sie uns mit, ob Sie bewährte Verfahren für die Verwaltung von Inhalten kennen, die Sie weitergeben möchten.

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