Какво е управление на съдържанието?

 

Кратко определение за управление на съдържанието

Управлението на съдържанието е рамка, система, набор от процеси и инструменти за управление на жизнения цикъл на всяко съдържание, създадено за вашите екипи, насочени към клиентите.

Тя обхваща всички аспекти, като се започне от това ЗАЩО е необходимо дадено съдържание, одобри се неговото създаване и се съхранява там, където може да го използва правилната аудитория.

Това обаче е нещо повече.

Той определя правила за това колко често трябва да се преглежда съдържанието, от кого и дори колко дълго са необходими активите.

 

Защо ви е необходимо управление на съдържанието?

Първо, специално за продавачите, нека да разгледаме няколко основни статистически данни.

• 65% от съдържанието, разработено за продажби, никога не се използва.
• 26% от маркетинговите бюджети се изразходват за създаване на съдържание
• Представителите прекарват само около 33% от времето си в продажба. Останалото време се изразходва за намиране и създаване на съдържание и за изпълнение на административни задачи като актуализиране на CRM.

Тези статистически данни показват потенциалните ползи от управлението на съдържанието.

Компаниите губят време и пари за създаване на съдържание, което никой не използва.

Освен загубата на време и средства, помислете и за правния риск от споделяне на неправилно съдържание.

Помислете за потенциалното отрицателно въздействие върху марката на потенциалните клиенти, които четат остарели съобщения и вече не отразяват вашата същност като компания.

 

Съвети за започване на управлението на съдържанието

Надяваме се, че в този момент разбирате ползите от управлението на съдържанието.

Как да започнете?

 

Определяне на ползите от управлението на съдържанието за вашия бизнес

За да определите полезността на управлението на съдържанието за вашия бизнес, съберете основните заинтересовани страни от маркетинга, продуктите, правните въпроси/съответствията, продажбите, подпомагането, финансите и всички други, които имат отношение към вашия бизнес.

Вашите ползи вероятно ще включват отговорите, които споделихме, защо ви е необходимо управление на съдържанието, и ползи като:

• Подобрено качество на съдържанието
• Увеличаване на повторното използване на съдържанието и възвръщаемостта на инвестициите
• По-добра производителност на продажбите
• По-малък риск за бизнеса

Какви ползи от управлението на съдържанието се опитвате да постигнете?

 

Съвети за тази част от процеса

Използвайте инструменти за сътрудничество, за да управлявате този процес. Обмислете Google Docs, SharePoint или monday.com за сътрудничество и управление на усилията. Срещайте се редовно, но използвайте инструментите си за съвместна работа, поддържайте потока от идеи и уточнявайте подробностите лично.

 

Определете процеса на управление на съдържанието

Създайте документ RACI, в който са описани всички етапи на процеса и хората/екипите, отговорни за този етап, както и какво трябва да се случи, за да се одобри съдържанието, и какво се случва, когато не е разрешено.

Забележка: Този процес може да забави създаване на съдържание, което е положително, когато се прави обмислено. Уверете се, че сте определили стратегия за ускоряване на одобряването на съдържанието, тъй като това ще бъде реална необходимост. А липсата на този процес ще доведе до разпадане на процеса на управление на съдържанието още в самото начало.

Вашият процес трябва да включва:

 

Процес и стандарти за създаване на съдържание

 

В миналото сме поставяли изисквания като:

• Ясна дефиниция на това, за кого (личност или клиент) създаваме съдържанието. Дали съдържанието е предназначено за еднократна употреба или за обща употреба? Дали информацията е ограничена във времето (например ежедневна промоция)?
• Експертите по темата трябва да предоставят информация за точността на представената информация.
• Текстовото съдържание ТРЯБВА първо да премине през Grammarly проверете, за да избегнете неудобни езикови проблеми.
• Видеосъдържанието винаги трябва да бъде придружено от транскрипция. Ние сме склонни да използваме Otter.ai тъй като той върши отлична работа на разумна цена.
• Използвате ли стандартна библиотека от ресурси, създадени и одобрени от маркетинговите или дизайнерските екипи за съдържание на изображения? Или използвате инструмент като Canva (които използваме постоянно)?

Използвайте и разширете нашия контролен списък (вдясно), за да следвате последователно процеса на създаване на съдържание като част от най-добрите практики за управление на съдържанието.

 

Процес на одобрение на съдържанието

Уверете се, че разполагате с инструмент, който поддържа работни потоци за одобрение (monday.com, например). Работният процес на одобрение трябва да включва:

• Каква информация трябва да представите на одобряващите?
• Кой е основният одобряващ? Техният резервен? И тяхното резервно копие?
• Каква е гаранцията за одобрение? С други думи, колко часа или дни отнема одобрението?
• Какво се случва, ако съдържанието не бъде одобрено?

Процес на публикуване и доставка

• Кой се нуждае от достъп и откъде трябва да го получи?
• Нуждаят ли се от него в системата CRM?
• В инструментите за активиране?
• От уебсайта?

Одити, прегледи и време за живот

Трябва да сте определили колко време е валидно съдържанието. Ако сте го направили, какъв е процесът на свалянето му, когато то вече не е полезно?

Колко често ще преглеждате съдържанието? На всеки 90 дни?

За частта от процеса на управление на съдържанието, свързана с прегледа, по същество отново изпълнявате горните стъпки.

Имайте предвид, че някои от системите Enablement, които разглеждаме на нашия сайт, могат да автоматизират някои най-добри практики и процеси за управление на съдържанието. Например:

• Всички доставчици на Enablement на нашия уебсайт поддържат разпространение на съдържание до правилната аудитория чрез разрешения, маркиране, търсене и известна степен на изкуствен интелект.
• Като Allego и Saleshood, някои продавачи позволяват на продавачите да качват видеоклипове, демонстриращи използването на съдържанието, така че създателите на съдържание и МСП да могат да разберат по-добре как се приемат техните прозрения и как може да искат да коригират информацията и съобщенията.
• Showell ви позволява да зададете дата на изтичане на срока на валидност на файловете в системата.
• Allego отива по-далеч. Въпреки че нямаме достъп до валидиране, екипът сподели, че разполага със следните възможности за по-нататъшно автоматизиране на управлението на съдържанието (копирахме и поставихме следните три точки директно от отговора им - курсив по-долу)
  • обвързани с времето "Канали" за пускане на колекции от съдържание към различни групи продавачи на определен кадастър, при който материалите в канала стават достъпни последователно във времето, за да съвпаднат с пускането на продукта и обучението, включването на нови представители и интегрирането на групите за продажби след сливания и придобивания.
  • обвързани с времето календари за преглед, които известяват конкретни членове на екипа по съдържанието, които притежават конкретен слайд в системата Allego (или слайдове), че е време за преглед
  • Срок на валидност на съдържанието, при който частите се архивират автоматично и са достъпни за толкова години, колкото е необходимо (от гледна точка на нормативната уредба).
• Все още не сме открили тези възможности при други доставчици и ще се обърнем към всеки от тях, за да разберем как те поддържат управлението.

Заключителни мисли

Надяваме се, че сме ви убедили в ползите от управлението на съдържанието за вашите екипи, работещи с клиенти, и че най-добрите практики и съвети за управление на съдържанието са ви били полезни.

Оставете коментар и ни кажете дали имате най-добри практики за управление на съдържанието, които искате да споделите.